O Reconhecimento de Caractere Óptico (OCR) trata-se de uma tecnologia inovadora que mudou toda a maneira como interagimos com documentos impressos e manuscritos.
Com essa técnica avançada, podemos converter textos físicos em formatos digitais editáveis, permitindo a busca, a edição e o armazenamento eficientes de informações que antes não seriam tão acessíveis assim. Isso acontecia, principalmente, porque era preciso digitar tudo manualmente, demandando muito mais tempo de trabalho, o que era muito impraticável.
Nesse sentido, para grandes empresas, principalmente, ter esse mecanismo no seu dia a dia é um processo que pode facilitar muito todas as demandas dos colaboradores. Continue a leitura para entendermos as aplicações e os benefícios do OCR no meio de trabalho. Boa leitura!
Como é o funcionamento e a captura do OCR?
O funcionamento dessa tecnologia é bem simples e rápido: todo o procedimento é efetuado por uma máquina de auxílio e um sistema próprio de OCR. O primeiro passo é colocar o documento a ser digitalizado nela para definir a imagem e, depois, passar pelo software.
De modo geral, esse programa fará uma leitura completa de tudo o que está escrito e criará um documento com todo o conteúdo presente no papel ou arquivo não editável.
Os documentos utilizados podem ser de diversos formatos, como impressos, imagens ou até mesmo PDFs. Para que isso seja possível, o item passa pelos seguintes processos:
- Pré-processamento: o documento é captado por um scanner ou câmera digital;
- Reconhecimento da imagem: ela passa por um tratamento para aumentar a nitidez para garantir o próximo processo;
- Segmentação: a imagem processada é dividida entre tudo o que tem caractere e o que não tem;
- Reconhecimento de caracteres: é nessa hora que os caracteres passam pelo software de OCR para começar o processamento de informações;
- Pós-processamento: com todo o documento reconhecido, o texto é formatado novamente para ter sentido em relação ao que tinha na versão original.
Como utilizar o reconhecimento óptico de caracteres no seu negócio?
O OCR é uma ótima maneira de fazer a organização de uma empresa, visto que ele ajuda a manter arquivos, documentos e contratos totalmente em ordem.
Nesse sentido, não há a necessidade de ter várias pastas com papéis físicos acumulando espaço e dificultando a localização deles. Afinal, por mais que tenha um bom arquivo, encontrar documentos impressos é sempre um processo demorado e dificultoso. Para isso, assim que fizer o processamento de OCR, é possível seguir três meios de armazenamento:
1. Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é um dos mais simples e rápidos que temos. Com isso, sempre que for feito o processo de OCR, tudo será encaminhado para esse local. Isso trará flexibilidade e um acesso facilitado para todos que precisarem procurar algum tipo de informação. Além disso, caso precise editar algo, a pessoa consegue controlar a versão, criando novas ou pegando as mais antigas.
2. Automação de mala direta
Com o procedimento de mala direta, é feito um processo em larga escala para processar todos os documentos recebidos. Ou seja, assim que algo chega para o estabelecimento, já é processado e enviado automaticamente para o sistema da empresa.
Isso garante que nenhum documento tenha risco de ser perdido, sem comentar que, quanto mais rápido forem esses métodos, menores são as chances de faltar documentações integradas ao empreendimento.
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3. Recuperação de informações
Como é possível converter PDFs, também dá para criar documentos pesquisáveis a partir dos modelos impressos ou que estão em imagens. Isso permite que a empresa tenha um banco de dados pesquisável, visto que ele permite encontrar palavras-chave e informações rapidamente.
Com isso, elimina-se a total necessidade de procurar em vários documentos ou no arquivo morto, economizando tempo e aumentando a eficiência das atividades empresariais.
Como as empresas estão lidando com os desafios da captura?
O que muitas empresas buscam fazer é integrar o software de OCR com todas as suas notas fiscais, boletos, alíquotas de impostos e outros documentos de débitos.
Dessa forma, é possível importar as informações para seu sistema ERP de forma automática e ter um acesso facilitado a todos os números, além de garantir uma gestão de entrada e saída correspondente a números reais e corretos.
Portanto, o OCR é, sem dúvidas, um avanço para aprimorar diversos procedimentos e garantir uma integração e uma organização de documentos, melhorando a gestão do empreendimento e facilitando o cotidiano dos colaboradores. Nesse sentido, a empresa saberá quando e como tomar qualquer decisão que seja necessária.
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