Automação de processos: o que é, tipos e impacto nas empresas

homem de negocios mostrando o ipad para mulher
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Estamos presenciando diversas mudanças no mercado, principalmente quando pensamos em maneiras para aliar qualidade, produtividade e redução de custos por meio de processos mais eficientes. Um dos meios mais procurados é a automação de processos com o auxílio de robôs, seja em forma de máquina ou sistemas.

Afinal, essa é uma tendência cada vez mais presente nos tempos de transformação digital e da Indústria 4.0. Assim, é possível ter novas perspectivas para o empreendimento, principalmente com a diminuição dos gastos e a redução considerável do tempo de cada processo exercido na organização.

Nesse sentido, esse avanço de ferramentas está ligado com o uso da inteligência artificial, RPA e sistemas de análises de dados. Para você entender mais sobre esses processos de automação e como são executados, separamos um guia completo com tudo o que você precisa saber. Continue conosco e aproveite o conteúdo!

O que é automação de processos e por que ela é necessária?

homem de negocios mostrando o ipad para mulher

O conceito da automação de tarefas se concentra na realização de práticas em indústrias ou corporações de forma automática por meio de uma tecnologia inteligente. É repensar a forma de executar aquelas tarefas repetitivas que precisam ser realizadas com padronização exata e que ocupam muito o tempo das equipes.

Mas é importante ressaltar que a automação de processos não está associada apenas ao uso de máquinas de grande porte para indústrias, o conceito também está ligado ao uso de softwares para otimização de processos em qualquer área de uma empresa.

Desse modo, quando uma empresa resolve automatizar seus processos, ela terá um sistema criado sob medida para o seu tipo de trabalho. Ou seja, será criada uma solução que consiga executar todos os padrões necessários com perfeição, seja para uma ou mais tarefas.

Assim, a automação torna-se encarregada pela atividade, deixando os profissionais da empresa livres para realizar outras demandas e garantindo um processo mais assertivo para o negócio.

Ao realizar tarefas de forma automática, a empresa não apenas garante mais rapidez e economia de mão de obra, como também alcança uma redução drástica dos erros e dos retrabalhos na rotina da instituição. Dessa forma, trata-se de uma otimização completa para as atividades.

Quais tarefas podem ser automatizadas em uma empresa?

pessoas que trabalham na agencia de marketing

É comum relacionar a automatização com a indústria, onde os maquinários de grande porte são usados para gerenciar a produção em larga escala, abrangendo aquisição, coleta, processamento, segregação e embalagem de produtos, bem como a execução integral de procedimentos na criação de compostos ou alimentos.

No entanto, é fundamental ampliar essa visão e também perceber as possibilidades de uso da automação de tarefas na rotina de um negócio corporativo que pode ter muitos benefícios em sua atuação. De modo geral, existem diversos processos que podem ser otimizados por um sistema automatizado, como:

  • Coleta e estruturação de informações, incluindo a criação de indicadores;
  • Comunicação corporativa, abrangendo cobranças, envio de comunicados e documentos;
  • Atendimento ao cliente por meio de chatbots criados por AI;
  • Gestão financeira, contemplando o controle de pagamentos e recibos;
  • Gestão de recursos humanos, englobando recrutamento, monitoramento de férias e registro de horários;
  • Iniciativas de marketing digital.

Dessa maneira, a automatização pode ser feita para outros meios além dos maquinários.

Quais são os tipos de automação de processos?

Cada tipo de processo de automação funciona de uma maneira única. Assim, há diferentes tipos, tais como:

  • Scripts: são conjuntos de códigos que servem para dar prioridade de ações à tarefa, para, então, conduzir uma determinada ação;
  • RPA (Robotic Process Automation): esse modelo trabalha com softwares robóticos que visam viabilizar a automação de tarefas repetitivas;
  • URA (Unidade de Resposta Audível): trata-se de uma espécie de chatbot voltado para responder perguntas ao usuário, mas seu principal diferencial são as respostas em áudio;
  • Chatbots: são programas configurados para interagir no atendimento humano, principalmente para direcionar o usuário em sites;
  • Hiperautomação: quando uma empresa utiliza mais de uma modalidade de automação para colocar em prática, fazendo uma combinação de múltiplas ferramentas automatizadoras;
  • BPMS (Business Process Management Systems): são sistemas que garantem a automação e o gerenciamento de processos empresariais, geralmente com foco em pessoas.

Afinal, como colocar a automação de processos em prática?

Diversas tarefas podem ser feitas pela automação de processos, mas, para a mudança ser viável, é necessário considerar ações padronizadas além de conferir se é possível realizá-las em grande volume e se são ensináveis a um sistema — atualmente, quase todas são.

Confira quais são os passos para colocar uma automação de processos em prática e entenda mais:

Pessoas com roupa social sobre mesa

1. Entenda qual é o fluxo de processos da empresa

Em primeiro lugar, é preciso realizar o que chamamos de mapeamento de tarefas. É aquele que você precisa entender quais são os processos, seja de um departamento específico ou da empresa como um todo.

Em seguida, deve-se traçar o caminho que cada um desses processos faz — ou deveria fazer — até seu objetivo ser cumprido com eficiência.

Durante o mapeamento das etapas, você descobrirá quais tarefas são as mais repetitivas e exaustivas para a sua equipe, visto que notará que muitas delas deveriam ser bem mais simples. Nessa verificação, será possível entender quais atividades que estão demandando mais tempo e gastando recursos valiosos para o seu negócio.

2. Analise como está o uso de capital humano em relação às tarefas

O segundo passo é analisar quais delas usam uma grande quantidade de mão de obra profissional, visto que o capital humano é, atualmente, um dos bens mais caros no orçamento empresarial, por isso, ele não deve ser desperdiçado.

Imagine quantos bons profissionais você tem em sua equipe que podem estar desperdiçando o potencial com tarefas burocráticas e repetitivas. Quando elas são automatizadas, esses colaboradores ganham mais liberdade para inovar, criar estratégias e trabalhar em alta performance.

Assim, processos que dependem de mais profissionais, que levam mais tempo ou que têm altos índices de erros são os mais favoráveis à automação.

3. Encontre uma tecnologia de automação adequada para sua empresa

O sistema responsável pela automação, com certeza, é um ponto essencial desse percurso. Afinal, a eficiência dele vai garantir o sucesso da sua iniciativa. Por exemplo, a tecnologia Robótica de Processos de Automação (RPA) é a peça que você procura para tornar a automação de tarefas possível.

Na hora de escolher um software, considere aqueles que são personalizáveis de acordo com as necessidades do seu negócio. É importante também buscar uma interface de fácil manuseio para o gerenciamento de informações pela sua equipe.

Desse modo, é um período de muita pesquisa interna e que também pode demandar a contratação de uma empresa para auxiliar no processo. Lembre-se que automatizar processos é bastante complexo, por isso, contar com equipes de profissionais realmente qualificadas e com expertise necessária faz toda a diferença na transição para automatização dentro da organização.

4. Crie um plano de implementação da automação de processos

Nessa etapa, temos o plano de implementação para a empresa, afinal, transformar a rotina do seu negócio não é algo que acontece rapidamente do dia para a noite. Por mais que a implementação de um sistema seja rápida, é essencial contar com um período de adaptação.

Nele, você poderá fazer testes para otimizar o trabalho, instruir seus profissionais quanto ao uso do sistema e analisar se as ferramentas oferecidas estão tendo o impacto positivo desejado.

É importante lembrar que a dinâmica de trabalho dos colaboradores acaba mudando. Assim, se antes eles se dedicavam a atividades repetitivas de rotina, agora, eles precisam ser capacitados para monitorar as ações do sistema. Além disso, eles devem se reinventar e se tornar mais analíticos e estratégicos na atuação.

5. Treine seu time

É crucial reconhecer que nenhum sistema pode prosperar sem uma equipe altamente qualificada. Antes de iniciar a implementação de softwares e ter toda a reconfiguração de processos e a efetiva automação deles, é fundamental que sua equipe esteja pronta para enfrentar essas transformações e extrair o máximo benefício delas.

6. Monitore os resultados

Seja antes, durante ou após a implantação do plano, você precisará de dados e métricas para embasar a maior parte de suas decisões, além de buscar compreender se toda essa implementação deu resultado. Ou seja, é imprescindível ter números reais para entender o quanto essa tomada de decisão foi positiva.

Quais são os benefícios da automação de processos?

Ao entender sobre a automação de processos, já podemos verificar quantos benefícios ela pode trazer para o negócio. Assim, ela é capaz de executar diversas atividades sem a necessidade de intervenção humana. Confira quais são as principais objetivos:

– Aumento da produtividade

A utilização da automação traz à tona a produtividade e a eficácia devido à maior velocidade nas tarefas cotidianas, resultando em uma aprimoração na circulação de dados. Com essa otimização, a empresa pode executar um maior número de tarefas em menos tempo e manter um nível consistente de excelência.

– Geração de novos empregos

De maneira semelhante às revoluções industriais anteriores, a era atual da automação de tarefas também abre espaço para cargos distintos e estratégicos destinados para profissionais mais especializados.

Com a automação de processos, as tarefas que anteriormente eram desempenhadas pelos membros da equipe passam a ser atribuições exclusivas dos computadores. Essas pessoas começam a desempenhar outros papéis internos, como a manutenção e o gerenciamento de sistemas.

– Otimização de documentos e relatórios

Na gestão de documentos e relatórios, por exemplo, automatizar ajuda a diminuir erros e problemas operacionais comuns. Da mesma forma, a manipulação de planilhas, que geralmente é cansativa e repetitiva para humanos, pode ser transferida a um sistema artificial, a fim de reduzir falhas e aproveitar melhor a equipe interna.

– Integração da coleta de dados

Outra atividade que pode ser automatizada é a coleta e análise de dados. A grande vantagem está na habilidade de processar grandes quantidades de informações de diversos setores com precisão.

Consequentemente, os gestores podem extrair insights dessas fontes de dados e tomar decisões significativas fundamentadas em uma visão mais ampla das operações da empresa.

– Redução de erros e custos

A operação de máquinas é otimizada com a ajuda de ferramentas inteligentes, que auxiliam no controle para obter o melhor de cada uma delas e gerar impacto nas produções internas. Desse modo, com toda essa programação e exatidão, os erros diminuem e garantem menos retrabalho. Isso fez com que o custo da empresa também diminuísse.

Mas não só por isso, também há a redução do custo devido ao tempo de produção, visto que boa parte dos processos feitos em máquinas tendem a ser mais ágeis.

Quais são as desvantagens da automação de processos?

A maior desvantagem está relacionada ao fato de que nem sempre os colaboradores conseguem entender os motivos da automação e da facilidade que ela traz. Nesse sentido, eles podem se sentir que estão sendo substituídos e ficarem desmotivados com o seu trabalho.

Para isso não acontecer, o ideal é capacitar e mostrar os benefícios para toda a equipe. Para isso, promova cursos para mostrar como tais processos podem ser úteis e como eles podem se aprimorar para adquirir novos conhecimentos e como um trabalho mais automatizado também seria útil para eles.

Os cursos bootcamps são os que mais fazem sentido para empresas e indústrias, pois são um intensivo de informações e fixam todos os pontos de maneira consisa e imersiva. Assim, os colaboradores conseguem entender tanto a teoria quanto a prática das novas tecnologias inseridas na empresa.

Como está o crescimento da automação do trabalho?

O uso de soluções computacionais para realizar atividades manuais vem crescendo no mundo. O principal resultado é a alocação dos membros humanos para funções estratégicas, o que tem gerado redução de custos e melhorias na precisão operacional, atraindo muitos interessados.

A grande objeção à questão era sustentada por funcionários que, não à toa, temiam perder seus empregos. No entanto, uma pesquisa da Adobe Digital Insights indica que as pessoas finalmente começaram a enxergar esse processo de maneira mais positiva: 30% delas acreditam que essas soluções geram economia de tempo, enquanto 10% creem na melhoria no setor de marketing e 25%, em vantagens por conta da análise de dados.

Essa mudança também já alcançou os líderes: um relatório da Service Now alega que 94% dos executivos já concordam que a automação é sinônimo de mais produtividade, enquanto 54% já começaram a implementá-la e 87% deles planejam recorrer a esse tipo de ferramenta em breve.

Sobre a Biti9 e a nossa solução com o uso do RPA

Na Biti9, você encontra diversas soluções para a automação de processos internos. Oferecemos serviços de RPA, IA (Inteligência Artificial) e OCR (Optical Character Recognition), ChatGPT e outras tecnologias que sejam assertivas para o seu negócio.

Com isso, você consegue ter a solução perfeita para otimizar o tempo no seu empreendimento. Veja mais como esse modelo de automatização pode te ajudar:

Como observamos, o surgimento e o desenvolvimento de ferramentas tecnológicas são ainda mais poderosos. Essa tendência deve continuar forte ao longo dos anos e resultar em uma série de implicações positivas para quem optar por segui-la.

Portanto, a escolha de automatizar tarefas é rentável e vantajosa e esse fato está ficando cada vez mais claro para os funcionários e executivos. Assim, implementar esse tipo de sistema é essencial para acompanhar a transformação digital nas empresas e, consequentemente, crescer no mercado.

Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a perceber o potencial da automação de tarefas e como elas podem ser úteis no cotidiano. Não deixe de conferir como mensurar e acompanhar os resultados gerados pelo RPA para buscar uma otimização constante. Até a próxima!

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Este conteúdo foi escrito por
Adalberto Cunha
Adalberto Cunha
Adalberto Cunha é o CRO (Chief Revenue Officer) da Biti9. Formado pela FECAP e Universidade Mackenzie, acumulou diversas experiências em sua carreira, incluindo grandes empresas como Banco Safra, BCS e IBM (International Business Machines Corporation). Em 2010, fundou uma filial da Yogolove e, posteriormente, também trabalhou na Natura. Em 2015, co-fundou a Biti9 em parceria com Martin Luther Candido e Silva e, desde então, tem como missão ajudar empresas a reduzir erros e custos e a proporcionar mais agilidade no backoffice, implementando automações para realizar as atividades repetitivas de forma otimizada, utilizando tecnologias de RPA (Robotic Process Automation), OCR (Optical Character Recognition) e IA Generativa (Inteligência Artificial).

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