Atualmente, é comum que as empresas busquem soluções inovadoras para resolver problemas do dia a dia com agilidade e mais precisão. Afinal, isso representa um suporte ao aumento da lucratividade e da consistência do negócio no mercado. Entre as tecnologias responsáveis por oferecer benefícios reais para todos os setores, uma das mais importantes é o RPA.
Essa tecnologia coopera com a redução de custos, a diminuição de erros nos processos e com a administração de outros softwares da empresa. Acompanhe este post para descobrir tudo o que você precisa saber sobre a inovação em RPA.
O que é RPA?
Vamos começar com o que é RPA. Esse conceito significa automação de processos robóticos, ou seja, busca transferir atividades realizadas manualmente aos sistemas artificiais. O foco da tecnologia é eliminar burocracia na administração e gerar mais agilidade para as operações comuns de uma companhia, com menos responsabilidade sobre os membros humanos.
É importante ressaltar que o RPA em empresas é uma solução de baixo custo e que sempre trata de tarefas repetitivas e desgastantes, geralmente com um grande volume, que ocupam muito o tempo dos funcionários e que são passíveis de erros.
Como na cadeia operacional, uma falha pode levar a outras, o que gera um grande gargalo que afeta a produtividade — a robotização se concentra nesse aspecto.
Terceirização
Funciona de forma semelhante à terceirização de atividades. A equipe interna, que antes tinha que lidar com uma grande quantidade de atribuições, passa a se preocupar apenas com fatores-chave estratégicos, e as tarefas operacionais são delegadas para outro time, o dos robôs.
Flexibilidade
Essa tem sido a solução favorita de muitos gestores justamente por sua flexibilidade e capacidade de adaptação a diferentes nichos de negócio, sejam os já marcados por inovação (uso de softwares modernos), sejam os mais dependentes da força manual. Todos podem ser impactados por essa tecnologia e desfrutar do retorno em seu balanço mensal.
Dessa forma, a robotização favorece a companhia com diversos benefícios que veremos em detalhes ao longo deste artigo, sendo que o principal deles é o retorno sobre o investimento, já que gera uma transformação completa no ambiente interno.
Indústria 4.0
Para aprofundarmos o conceito de robotização de atividades, vamos entender as características da chamada indústria 4.0 ou quarta revolução industrial.
O termo teve origem em um projeto alemão e descreve a quarta era em que surgem tecnologias disruptivas, capazes de modernizar e transformar completamente os processos de trabalho. O conceito, inclusive, não fica limitado à ideia de indústria: abrange quaisquer modelos de produção.
O interessante é que a automação de tarefas é uma preocupação comum dos homens desde a primeira revolução, do século 18. Naquela época, o foco estava em criar máquinas que solucionassem problemas com menos erros e de maneira mais rápida do que as mãos humanas, com o crescimento do uso de energia a vapor, por exemplo.
Atualmente, três revoluções e séculos depois, essa necessidade continua pertinente, e é traduzida em diferentes abordagens. Se na terceira revolução o mundo foi impactado pela eclosão de diversas ferramentas computacionais e tecnológicas, a quarta é marcada pela computação inteligente, por sistemas autônomos e pela conectividade.
Nesse contexto, o RPA é uma tecnologia relevante, pois propõe justamente isso de uma forma que envolve menos custos e complexidade na implantação.
Como funciona a inovação em RPA?
O RPA se divide em assistido e não-assistido. Veremos a seguir as particularidades de cada conceito.
No assistido, o sistema robótico opera sob a supervisão dos funcionários humanos, com o foco em complementar o trabalho deles. É uma ajuda controlável e mais local, acionada pelo membro interno sempre que necessário, como uma combinação da inteligência cognitiva do funcionário e a do software.
Já o não-assistido é executado por outros sistemas, sem a interferência humana. É um nível diferente de automação, mais profundo e autônomo, por isso, ideal para processos que rodam na parte de trás das operações.
Configuração
Em alguns casos, as aplicações de RPA são programadas por alguém para as funções específicas que devem executar. O usuário define o fluxo de tarefas e a lógica de operação, e o robô segue o especificado. Também é possível treinar o software com autoaprendizagem, em que ele aprende a imitar as funcionalidades dos membros humanos.
Nesse ponto, destaca-se a relação entre o RPA e a Inteligência Artificial (IA). Esses dois conceitos são confundidos por muitas pessoas, mas têm suas particularidades. A IA foca em aprendizado e em desenvolvimento da autonomia de um sistema computacional, ou seja, em tornar aquele software mais capaz de tomar decisões seguras e certeiras.
Por outro lado, o RPA se concentra em executar tarefas específicas, previamente definidas e delegadas aos robôs. O grande destaque é que essas áreas são combinadas com o objetivo de tornar o RPA ainda mais inteligente e proativo, o que gera ainda mais agilidade na produção.
Os sistemas podem trabalhar em conjunto, integrando áreas distintas e comunicando-se entre si, crescendo e diminuindo de acordo com a necessidade.
Onde o RPA pode ser aplicado?
Neste tópico vamos conhecer algumas áreas que podem ser beneficiadas com a aplicação do RPA.
Marketing
Uma das aplicações comuns é a robotização no marketing, para promoção de marca, gerenciamento de clientes e de público-alvo. O RPA pode impactar a forma como a empresa se apresenta e como se relaciona com o mundo ao redor, gerando valor e aproximando as pessoas.
O atendimento ao cliente pode ser otimizado com robôs dispostos a solucionar os problemas dos usuários, em interações amigáveis e respostas precisas às dúvidas deles. Com a integração entre os sistemas, esse suporte pode ser mais inteligente e ágil — o que proporciona um retorno maior, traduzido em fidelização e em satisfação das pessoas.
As campanhas são melhoradas, com um monitoramento preciso e um trabalho que facilita a análise dos dados relevantes, e isso também gera mais retorno sobre o capital investido. A grande quantidade de dados, que pode ser inviável para um funcionário humano, é gerenciada com facilidade por um robô.
Da mesma forma, é possível aproximar o marketing e as vendas, com mais comunicação entre as áreas e um trabalho conjunto na gestão de potenciais clientes e de clientes propriamente ditos.
Administração
Questões mais burocráticas que envolvem a administração de uma empresa, como pagamentos, cobranças, gerenciamento de pedidos e a contabilidade, no geral. Geralmente esse trabalho é desgastante para os membros humanos, que, sobrecarregados, podem errar e gerar problemas para o restante da companhia. Os robôs podem ser treinados especificamente em cada função.
RH
Da mesma maneira, existem várias atividades referentes ao setor de RH que desgastam os funcionários e geram uma complexidade muito grande, o que acaba criando gargalos produtivos que prejudicam a empresa como um todo. As máquinas podem cuidar de folhas de pagamento, banco de horas, benefícios, recrutamentos, treinamentos e despesas.
Cadeia de suprimentos
A cadeia de suprimentos também é impactada pela aplicação do RPA, de maneira profunda. Ordens de serviço, contratos, devolução e a gestão dos transportes e das frotas são algumas das atribuições delegadas aos robôs inteligentes. Assim, a equipe interna cuida da questão estratégica, do planejamento e da supervisão do trabalho dos sistemas RPA.
Tecnologia da informação
A própria área de TI envolve alguns trabalhos menos complexos, que podem ser passados para o RPA. O gerenciamento dos backups, dos arquivos e o monitoramento de ferramentas de software, por exemplo, são alguns deles.
É interessante usar os robôs a fim de integrar e cuidar dos grandes sistemas da empresa, como ERP e CRM, garantindo a comunicação entre eles.
Quais são os benefícios do RPA para as empresas?
Agora, vamos apresentar e explicar as principais vantagens do RPA para as companhias.
Flexibilidade e escalabilidade
A flexibilidade e a escalabilidade são pontos relevantes quando falamos de uma solução RPA. Afinal, com os robôs executando as tarefas de um setor, as corporações conseguem suprir aumentos e diminuições de demanda, bem como alterações nas estratégias e metas para alcançar determinados objetivos que foram estipulados.
A solução tecnológica facilita a adaptação da empresa a novas ferramentas e ideias que surgem a todo tempo no mundo digital. Automatizar com RPA gera mais capacidade de evolução rápida e segura, o que ajuda a manter as companhias competitivas, destacando seus diferenciais e preparando-as para o mercado.
Redução de custos
No geral, os custos são reduzidos por conta de vários fatores. A robotização libera os funcionários humanos para outras tarefas e ajuda a diminuir gastos com mão de obra e despesas trabalhistas. A automação do trabalho também gera mais produtividade e garante que os sistemas internos sejam utilizados com eficiência, exatamente para chegar aos objetivos propostos.
A agilidade operacional no dia a dia contribui com a eliminação de gargalos produtivos, o que gera um fluxo mais rápido, mais resultados em menos tempo, portanto, menos custos por produção. Afinal, é como se a empresa contratasse um conjunto de novos funcionários para complementar o time atual, só que sem ter que lidar com salários e outras questões.
Precisão
Associado aos custos está o aumento da precisão nas atividades. Os robôs são treinados para executar determinados trabalhos, e pelo fato de não serem prejudicados por distrações, cansaço e outros fatores psicológicos, conseguem entregar resultados extremamente precisos, sem erros. Isso impacta a produtividade no geral, gerando um fluxo mais organizado e melhores resultados aos clientes.
A menor incidência de erros também está relacionada à eficiência, no sentido de utilizar os recursos na sua capacidade máxima e aproveitá-los.
Integração
Um dos problemas comuns em empresas com diversos sistemas virtuais é a falta de comunicação e integração. Isso gera complicações no dia a dia, o que implica em lentidão nos processos e perda de dinheiro. Os robôs ajudam nesse quesito, proporcionando uma inteligência que age como um intermediário entre as diversas aplicações, manipulando dados e arquivos com mais velocidade.
Assim, é possível acessar os softwares a qualquer momento, de qualquer lugar. Essa disponibilidade melhora as operações diárias.
Padronização dos processos
Outra das principais vantagens de implementar RPA é a padronização dos processos. Isso acontece porque essa implantação envolve um planejamento detalhado, como veremos no penúltimo tópico deste artigo, o que permite conhecer os processos e organizá-los, bem como definir uma maneira padronizada de solucionar os problemas e executar o fluxo diário de atividades.
Isso ajuda a evitar transtornos de comunicação, ineficiência e coopera com a entrega de resultados consistentes para os consumidores.
ROI
Por fim, gostaríamos de destacar aquela que talvez seja a implicação mais pertinente do RPA, quando aplicado devidamente. Todas essas características citadas anteriormente convergem diretamente para um aumento do retorno sobre os investimentos da empresa em cada setor, departamento e projeto.
Seja no marketing, seja na otimização das campanhas ou no RH, com a gestão de arquivos, a companhia será capaz de obter um retorno financeiro muito maior do que o que foi gasto, com benefícios mais amplos, que impactam o negócio de maneira holística.
Assim, a TI consegue agregar um valor imensurável para o resto da organização, o que se traduz em melhores serviços, mais vantagem competitiva e estabilidade financeira.
Qual é o panorama atual do RPA?
Estima-se que, atualmente, apenas 39% das empresas estejam utilizando RPA. Contudo, a previsão é otimista: cerca de 80% estarão utilizando a tecnologia em 2022. Alguns desafios, como a falta de conhecimento e resistência de membros, ainda precisam ser superados para chegar a esse fim.
Uma das principais objeções é a que os robôs vão substituir completamente a mão de obra humana. Entretanto, ela também já está sendo esclarecida aos poucos, principalmente porque os dados estão ajudando: cerca de 60 mil robôs industriais foram adquiridos entre 2010 e 2015, e o número de empregos criados ainda foi de 230 mil, quase quatro vezes maior. Em outras palavras, os homens e as máquinas estão trabalhando juntos.
Os investimentos estão ficando mais altos também, à medida que os gestores começam a enxergar valor nessa tecnologia. A previsão da Gartner é de que 2 bilhões de dólares sejam movimentados nesse mercado em 2022. Segundo uma pesquisa da Juniper Research, a estimativa — para o setor financeiro, especificamente — é de 1 bilhão de dólares em 2023, 400% a mais do que o registrado em 2018.
A federação industrial de robótica previu que 414 mil unidades robóticas seriam compradas este ano por fábricas, a fim de agilizar os processos. O instituto também destacou as áreas que mais investem em automação atualmente:
- automotiva;
- eletrônica;
- metalúrgica;
- química;
- alimentícia.
A tendência é que mais esclarecimento seja gerado e que as objeções caiam, enquanto as equipes compreendem os benefícios e o retorno que essa tecnologia oferece. Automação de processos é uma estratégia para o futuro, mas quem já começar agora vai adquirir um grande diferencial competitivo.
Quais são as tendências?
Algumas tendências do RPA são interessantes de acompanhar para o futuro. Veremos a seguir algumas delas.
RPA e Business Intelligence
O Business Intelligence (BI) é outro conceito bastante relevante ultimamente e que está sendo adotado em larga escala por gestores. Consiste em um conjunto de ferramentas que focam em analisar grandes quantidades de dados, de diferentes fontes, a fim de extrair valor e insights significativos para o negócio.
O BI pode ser utilizado para aprimorar o trabalho dos robôs, com o monitoramento e acompanhamento do desempenho deles, a fim de alinhar os resultados.
As ferramentas de BI permitem visualizar de forma clara o que está acontecendo e compreender as razões para que as decisões certas sejam tomadas. Por isso, quaisquer pontos que precisarem de ajustes podem ser identificados com facilidade.
Da mesma forma, o BI pode ser implementado para monitorar as informações gerenciadas pelos sistemas RPA, auxiliando no trabalho deles. Dessa forma, RPA e Business Intelligence ajudam a controlar os indicadores relevantes para o negócio e a gerar mais valor aos outros setores.
RPA e Machine Learning
Como vimos, por mais que RPA e Inteligência Artificial sejam bem parecidos, eles não são meros sinônimos. O Machine Learning, por exemplo, é um braço da IA que foca ainda mais no aprendizado avançado, com o auxílio da estatística e da ciência de dados, para aprofundar a autonomia de uma máquina e gerar utilidade à cadeia produtiva.
Por isso, a tendência é que o RPA se associe a técnicas e algoritmos de ML para executar tarefas mais complexas e inteligentes, maximizando as vantagens que explicamos no tópico sobre os benefícios. Isso vai suportar a transformação digital nas empresas, com mais velocidade e mais tecnologia para obter resultados melhores para os clientes.
Uma das tendências em IA é o processamento de linguagem natural, que também deve ser incorporado pelo RPA. O objetivo é agilizar a experiência dos usuários e gerar mais velocidade nos processos diários.
RPA e a experiência do cliente
Outro campo que vai ser impactado pelos robôs é a experiência do cliente. Já pontuamos que uma das aplicações é justamente no atendimento e no suporte ao consumidor. Por isso, a expectativa é que essa área melhore com o RPA oferecendo mais agilidade, integração e disponibilidade, o que vai proporcionar uma melhor experiência e gerar fidelização.
É possível implementar algo que é muito importante quando se fala em suporte: segmentação. Os sistemas RPA aprendem a lidar com cada cliente e adaptam o tom do diálogo e da comunicação, buscando sempre um contato marcante e inesquecível. Isso vai ser fundamental para transformar os resultados nesse departamento.
RPA e o engajamento dos funcionários
O RPA vai agregar mais facilidade às operações diárias e menos transtornos. Com isso, a vida dos funcionários vai melhorar consideravelmente, e eles estarão sempre prontos para contribuir com criatividade e inteligência. Manter os membros engajados é o primeiro passo para alcançar as metas e os objetivos estipulados.
Os robôs também ajudam a manter os processos organizados e devidamente alinhados, o que torna o trabalho das pessoas envolvidas mais fácil e intuitivo. Isso gera um ambiente de trabalho mais saudável e propício a boas ideias e bons resultados.
RPA e Internet das Coisas
Outra tecnologia que hoje caminha lado a lado ao RPA é a Internet das Coisas (IoT). O conceito diz respeito a uma rede de objetos conectados via internet para gerar mais inteligência, agilidade, proatividade e melhorar a resolução de problemas.
A IoT já está sendo bastante usada nas indústrias para realizar manutenções preditivas — suportes realizados antes que as máquinas parem de funcionar e prejudiquem o dia a dia. A tecnologia se baseia no gerenciamento de uma grande quantidade de dados em tempo real para dar suporte à tomada de decisão.
Nesse sentido, o Big Data é outro conceito que vale a pena acompanhar. A estimativa é que o RPA vai se aliar a essas ferramentas para automatizar o trabalho com mais inteligência e eficiência, percebendo problemas antes que aconteçam e alimentando painéis de visualização para monitoramento.
RPA e a terceirização de atividades
Mesmo que a estimativa seja que a terceirização de atividades continue firme como uma prática comum nas organizações, o RPA deve diminuir o foco nisso. Afinal, com os robôs internos, a empresa poderá se concentrar melhor na força de trabalho e na escalabilidade/flexibilidade que a tecnologia possibilita. A terceirização vai ser usada como um complemento para otimizar ainda mais os resultados.
Como aplicar RPA nas empresas?
A implementação do RPA nas empresas depende de alguns fatores cruciais que não devem ser negligenciados. A seguir, apresentaremos esses aspectos.
Comece com o simples
Essa é uma dica muito importante em casos de RPA para pequenas empresas, mas também pode ser aplicada por grandes corporações. O início com a automação do trabalho tem que ser feito com cuidado, com um forte planejamento do que deve ou não ser transferido para as máquinas.
O ideal é começar com poucas funções e tarefas, analisando sempre os resultados, mensurando e comparando tudo. Depois de um tempo, a equipe finalmente estará apta a entregar mais do fluxo produtivo para os robôs.
Mapeie os processos
O mapeamento dos processos é outra fase crucial na implantação. Por meio dele é possível conhecer o fluxo de operações de forma mais clara, saber como cada função conduz a outra, o nível de importância de cada tarefa e o impacto de cada ação. Com essas informações em mãos, é possível tomar decisões mais acertadas para obter o melhor desempenho do RPA.
Execute e teste
No momento da execução, a empresa deve sempre focar em testes e em maneiras de buscar validação. O objetivo tem que ser melhorar sempre e aperfeiçoar os processos para conseguir extrair o melhor da solução. Então, teste e ajuste os pontos que forem necessários, considerando as prioridades e as metas da companhia.
Por que contar com uma empresa especializada?
A ajuda de uma companhia especializada vai ser útil para que você e sua equipe obtenham o melhor resultado da implantação do RPA, sem riscos e erros. O apoio de um time de profissionais experientes, preparados e especializados contribui para que transtornos sejam evitados no processo de configuração e que tudo seja mais rápido.
Outra vantagem é a adaptação da solução exata para atender às necessidades do seu tipo de negócio. O RPA é uma ferramenta bem flexível, mas é preciso saber definir corretamente como ela vai agir. Uma empresa especializada tem o conhecimento necessário e a expertise para saber o que é importante no seu contexto e customizar a tecnologia.
Assim, sua equipe foca nas estratégias e você consegue uma solução simples, com menos custos de investimento, que gera ROI com disponibilidade, integração e impacto em praticamente todas as áreas.
O RPA é uma tecnologia relevante no mundo atual e agrega diversos benefícios concretos às organizações. É interessante acompanhar as movimentações e as tendências dessa ferramenta, pois a previsão é que ela gere mais impactos positivos e ajude as companhias a gerar melhores resultados com a transformação digital.
