As novas tecnologias já são uma realidade no cotidiano das empresas e no núcleo da gestão, da organização e da administração de processos. O desafio agora é extrair o máximo das ferramentas e adaptá-las ao contexto específico do negócio para continuar reduzindo custos, facilitando as operações e impulsionando o crescimento.

Nesse contexto, dois dos conceitos mais discutidos são RPA e BPM. Essas tecnologias são cruciais para redução de gastos, integração entre áreas e garantia de lucro. Ambas têm suas características e particularidades.

Nos tópicos seguintes, apresentaremos os conceitos e explicaremos suas principais diferenças. Então, a fim de aprender mais, acompanhe!

A adaptação à transformação digital

O mercado mudou. A transformação digital está praticamente obrigando as empresas a migrarem para um modelo de negócios mais flexível e orientado às novas tecnologias. Assim sendo, não se deve tratar as ferramentas de TI apenas como um suporte técnico dispensável. Agora, elas são imprescindíveis e fazem parte da base de escolhas diárias da gestão.

Uma vez que entende isso, a empresa pode dar os passos necessários rumo à digitalização dos processos. A chamada transformação digital é justamente o estágio final de uma mudança cultural para o foco no virtual. Essa tendência gera novos riscos e variáveis, mas também possibilita uma série de oportunidades valiosas.

Com as novas ferramentas, existe também maior competitividade, com mais empresas concorrendo pelo mesmo espaço. Assim, cada organização precisa usar novas estratégias para vender algo único aos seus clientes e se diferenciar da concorrência.

Esse fenômeno moderno também requer flexibilidade, ou seja, a capacidade de alterar as estratégias sempre que necessário. É importante entender que a tecnologia está em constante mutação, portanto as companhias devem acompanhar isso. Esse é um grande desafio para gestores mais antigos — os quais, muitas vezes, se apresentam desconfiados com o novo.

Contudo, devido ao suporte estratégico da TI, as companhias são capazes de reduzir custos, otimizar o retorno sobre os investimentos, manter a saúde de sistemas e processos, entre outros, com integração entre diversas áreas e com maior precisão. A partir daí, torna-se possível ingressar na transformação digital e se destacar no mercado com os bons resultados.

O conceito de RPA

O RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia focada na automação de processos por meio do uso de robôs, que são softwares específicos treinados para determinadas tarefas. São usados para execução de tarefas repetitivas e burocráticas, delegadas inicialmente aos colaboradores humanos.

Uma das grandes vantagens desses sistemas é que eles aprendem atividades específicas, mas também podem ser treinados para outras funções quando for necessário. Assim, são flexíveis e escaláveis, ou seja, crescem facilmente sempre que a demanda aumenta, de modo a suprir a necessidade de produção.

Caso a gestão queira implementar mudanças no funcionamento do software, a equipe interna pode fazer isso rapidamente. A configuração de um RPA não depende de conhecimento técnico sobre TI, como habilidades de programação e banco de dados.

Velocidade, integração e automação

Os robôs também agregam mais velocidade aos processos, pois realizam suas operações em menos tempo e com maior precisão. Eles não sofrem com interferências de fatores psicológicos e, por essa razão, são extremamente eficientes e não cometem erros.

A comunicação com os sistemas internos e a integração dos dados também é muito intuitiva. Funciona como se fosse um colaborador humano mesmo, e a manipulação das aplicações de outras áreas é fluida e prática.

Por conta da automação, o RPA gera economia de mão de obra e libera os principais funcionários para atividades estratégicas e criativas. Isso melhora o ambiente interno e a satisfação dos colaboradores, que podem contribuir com mais do potencial deles e cooperar com o cumprimento das metas e dos objetivos propostos.

Implementação

Para implementar um robô, o primeiro passo é mapear as necessidades da empresa e identificar o que pode ser automatizado e o que deve continuar sendo realizado manualmente. Esse processo deve ser feito com cuidado para que o RPA realmente seja útil e estratégico.

Então, o ideal é procurar fornecedores que se encaixem bem com as propostas da organização, com o tipo de negócio e com os objetivos traçados. É preciso avaliar os benefícios e os pontos negativos de cada solução antes de realmente decidir.

Por fim, a fase de implantação inclui o treinamento dos robôs de acordo com o que foi planejado. Envolve ainda o monitoramento dos resultados e o acompanhamento da estratégia para verificar se tudo está funcionando como o esperado.

O conceito de BPM

O BPM (Business Process Management) é uma metodologia focada em combinar modelagem, simulação, controle e monitoramento de processos de negócio para garantir eficiência e melhoria de resultados. Isso quer dizer que é um conceito que estabelece uma reformulação das operações e uma nova maneira de gerenciar, buscando sempre uma evolução constante.

Essa abordagem integra múltiplos sistemas e plataformas de uma companhia. Concentra os esforços da organização em sistematizar os processos e padronizá-los ao mesmo tempo em que une os softwares para otimizar a comunicação entre eles e o fluxo de informação.

O uso de BPM é uma prática interessante para identificar gargalos operacionais e melhorar as atividades cotidianas, pois fornece insights valiosos e precisos. Além disso, também está preocupada com a automação dos procedimentos e com a eliminação de erros e de custos.

Assim, é possível estabelecer um controle administrativo mais forte e preciso, com melhores decisões estratégicas. A empresa é beneficiada com maior produtividade, mais agilidade na comunicação e transparência para as operações.

Implementação

A implementação do BPM também precisa da fase de planejamento, com o mapeamento e a análise das atividades e dos usuários envolvidos. Essa etapa é importante, pois, para estabelecer melhorias, é preciso conhecer bem as operações internas e as variáveis relacionadas.

Depois, envolve a simulação dos fluxos de automação, com geração de relatórios relevantes, e a implantação propriamente dita de pequenas mudanças. Então, segue-se a etapa de monitoramento e controle de resultados com os indicadores mais importantes para identificar pontos de melhoria.

As principais diferenças entre RPA e BPM

O BPM envolve um tempo maior para implementação, com um custo maior, na medida em que é muito mais complexo e requer uma mudança cultural na gestão dos processos empresariais. Também demanda um conhecimento técnico acerca das ferramentas de software e sobre assuntos específicos, como banco de dados.

Ao contrário dos softwares robôs, o BPM não é só uma ferramenta, mas sim um conjunto de sistemas de software e uma metodologia que engloba diversas ferramentas. É um conceito muito mais amplo.

Já o RPA é uma solução mais simples, direcionada para atividades específicas. O treinamento não envolve complexidade e conhecimento específico de TI, por isso é acessível para todos.

O impacto do RPA é mais específico também, bem como mais rápido e imediato. Já o BPM é mais profundo, com mudanças transformadoras de longo prazo que abrangem diversos setores e a empresa como um todo.

O avanço tecnológico criou diversas possibilidades para as companhias, pois permite um gerenciamento completo e holístico que gera eficiência e evolução contínua. Assim, é possível utilizar a TI para agregar valor real aos outros setores e planejar o crescimento de maneira saudável.

Apesar das diferenças, as tecnologias comentadas neste artigo podem ser combinadas com o objetivo de otimizar os processos.

Se este artigo esclareceu suas dúvidas sobre RPA e BPM, aprenda mais sobre a expansão do mercado de RPA.