Em nossa experiência com automação de processos, a tecnologia consegue reduzir rapidamente 40% dos processos manuais do Back Office. Entre as vantagens disso, geramos benefícios de produtividade, oferecemos mais escala para os serviços e reduzimos custos da operação.
Segundo a McKinsey, 81% de todo o trabalho físico previsível já poderia ser submetido por alguma tecnologia de automação de processos, permitindo que o trabalhador foque em questões estratégicas da empresa. Logicamente, a implementação depende das particularidades de cada negócio, mas o potencial das ferramentas impressiona.
Logo abaixo, reunimos os principais benefícios da automação e mostramos como ela pode beneficiar o Back Office. Continue a leitura e elimine tarefas manuais da sua empresa!
Mantenha os processos fluidos
A automação de processos consegue ser aplicada ao trabalho previsível. Isto é, certas tarefas, por demandarem sempre as mesmas ações, podem ser assumidas por um software. Afinal, ele será programado para agir diante de determinadas condições.
Como você deve imaginar, o principal problema são as tarefas manuais. Boa parte delas é um padrão que deve ser replicado continuamente. O colaborador copia os dados do arquivo “A”, cola na linha A1 da tabela, volta ao documento, insere outra informação na linha A2 e assim até terminar o preenchimento, por exemplo.
Normalmente, as tarefas repetíveis são escaláveis em um Back Office. O RH precisa realizar inúmeros pagamentos, o financeiro emitir diversas notas fiscais e o jurídico acompanhar dezenas de processos judiciais. Aliás, o mesmo padrão de qualidade precisa ser aplicado, independentemente da quantidade de atividades.
O problema é que o trabalho humano não é facilmente escalável. Se uma pessoa realiza 30 tarefas em sua jornada de trabalho, ela pode até avançar um pouco ou fazer algumas horas extras, mas certamente não haverá aumento exponencial das entregas. A barreira da carga horária é elevada.
Por outro lado, o processo automatizado é fluido. Mesmo que a demanda aumente, a tecnologia pode ser escalada para dar conta do serviço, retornando ao nível anterior caso a demanda se retraia.
Alinhe a tecnologia conforme a demanda da empresa
Por não ser escalável, o trabalho humano pode estar constantemente desajustado em relação à quantidade de tarefas existentes. Portanto, alinhar tecnologia aos processos da empresa faz com que a demanda acompanhe o ritmo de execução das tarefas.
Se montarmos uma equipe pensando nos dias de alta demanda, na baixa teremos uma equipe com horas ociosas. Por outro lado, se admitirmos o mínimo, podemos sofrer com um Back Office sobrecarregado pelo nível de serviço. Sem contar a possibilidade de criar rotinas de trabalho exaustivas e prejudicar o bem-estar das pessoas.
Aliás, visto que a automação assume o trabalho repetitivo, os colaboradores podem ser contratados e treinados pela contribuição estratégica. As equipes do RH, financeiro, jurídico e contábil, mudam seu perfil para serem mais consultivas e estratégicas. Logo, a tecnologia valoriza as habilidades humanas no lugar do trabalho manual.
Aumente a produtividade do Back Office
A automação de processos favorece os ganhos de produtividade. Isso porque, a tecnologia consegue lidar com mais tarefas e manter o padrão independentemente do volume de trabalho.
Também podemos apontar a vantagem de reduzir erros e retrabalhos nas operações. Além de eliminar variáveis que podem causar a falha humana, como:
- cansaço;
- desatenção;
- desmotivação;
- falta de informações.
Já do ponto de vista da redução de custos, a quantidade de pessoas necessárias para tocar o Back Office é reduzida. Sem contar que o aumento da produtividade minimiza a demanda por horas extras, e contratos temporários podem ser elevados.
Segundo artigo da McKinsey, a redução de custos operacionais pode chegar a 60% com a automação de processos.
Agilize o serviço prestado
Diversos passos nas tarefas são realizados com lentidão por pessoas. Porém, uma vez automatizados, demandam poucos segundos, como:
- pesquisar dados;
- formatar documentos;
- criar planilhas e relatórios;
- copiar e compartilhar informações.
Por isso, os processos são executados com mais agilidade, reduzindo os prazos de entregas das tarefas.
Recentemente, por exemplo, mostramos o case da Porto Seguro — em que o RPA realizou em 4 horas o volume de pedidos e notas fiscais que 5 colaboradores levavam 20 dias para concluir.
O trabalho dos funcionários também se torna mais ágil com a tecnologia apoiando os serviços. Além de assumir tarefas, a gestão da informação é facilitada, e o colaborador rapidamente acessa o conhecimento necessário para executar suas atividades.
Outra característica é que os processos se tornam mais enxutos. Ao assumir tarefas, eliminamos etapas e chegamos aos resultados em menos tempo. Tudo isso leva a um setor mais ágil e eficiente.
Traga flexibilidade para administração dos negócios
A administração se torna mais flexível e consegue lidar facilmente com as mudanças de cenário. Diversos motivos contribuem para essa melhoria:
- visibilidade dos processos;
- acesso mais ágil à informação;
- escalabilidade dos serviços automatizados;
- indicadores de desempenho em tempo real.
Os gestores conseguem entender a situação e fazer os ajustes necessários no Back Office para se adaptar à mudança de cenário. Com isso, por exemplo, podemos lidar com:
- sazonalidade da demanda;
- suporte de crescimento acelerado do negócio;
- redução do tamanho da operação em momentos de crise.
Logo, enquanto as tarefas manuais são um setor com pouca capacidade de mudar, a automação torna a administração flexível.
Processe diversos documentos
A eliminação do trabalho manual no Back Office contribui para reduzir a burocracia, minimizando tarefas administrativas, questão bastante relacionada à emissão e gestão de documentos, como:
- relatórios;
- notas fiscais;
- formulários de pedidos;
- protocolos de atendimento.
Esses documentos serão geridos de forma eletrônica, inclusive, com a realização de cópias de segurança. Por isso, é uma estratégia importante para manter a integridade dos dados, a partir de boas práticas, como o armazenamento na nuvem.
Outra característica é a integração com os sistemas de gestão. Assim, por exemplo, os dados podem ser utilizados de formas mais eficientes de preservar e exibir as informações em:
- plataformas de gestão;
- painéis de informações;
- fichas cadastrais eletrônicas.
Não haverá barreira de horas de trabalho manual para manter os sistemas atualizados.
Implemente de maneira acelerada
Um software que garante a eficiência nos processos de Back Office é o Robotic Process Automation (RPA). Além disso, é uma solução que permite rápida implementação, sendo a estratégia mais efetiva para automatizar processos.
Entre outras vantagens, o RPA se adapta à infraestrutura de TI existente na empresa. Trata-se de um software robô que realiza tarefas em vez de uma solução que precisa ser desenvolvida do zero.
Por exemplo, não é preciso criar um aplicativo para emitir um relatório importante à empresa. O RPA atuará como se fosse um colaborador, acionando o sistema que já existe, mas com a capacidade de operar em larga escala e continuamente.
Ademais, podendo operar como um serviço, o processamento e armazenamento de dados não precisa estar apoiado na infraestrutura da empresa. É um dos benefícios da cloud computing no RPA, em que servidores e outros hardwares terceirizados realizam o trabalho bruto, enquanto o usuário acessa a solução pela internet.
A implementação rápida do RPA possibilita retorno acelerado do investimento, com a solução em funcionamento em poucos dias. Por isso, entre as opções de automação de processos de Back Office, essa é a tecnologia de ponta do mercado.
