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Ao longo dos anos, diversas tecnologias foram desenvolvidas para trazer automação e eficiência para empresas, causando a redução de custos operacionais. É o caso do Customer Relationship Management (CRM), do armazenamento na nuvem e da Robotic Process Automation (RPA), entre tantas outras.

Saber dessas soluções é papel dos gestores. A partir do conhecimento das tecnologias mais aderentes às suas necessidades, você pode implementar uma parceria de sucesso entre inovação e controle de despesas. Logo, tornar a organização mais competitiva.

Neste conteúdo, explicamos quais são os impactos da tecnologia na redução de custos operacionais e como você pode avaliar os serviços oferecidos por empresas terceirizadas de TI. Continue a leitura e receba informações importantes para promover melhorias!

Transformação digital e redução de custos

Novas tecnologias para reduzir custos operacionais são recorrentes no mercado atual e fazem parte dos processos de transformação digital dos negócios. Em grande parte, essas mudanças dizem respeito às tarefas administrativas, rotinas financeiras e outros processos de gestão, embora muitas empresas também usem máquinas e robôs industriais, por exemplo.

Computação em nuvem

Um primeiro bom exemplo de tecnologia na redução de custos é a cloud computing (computação em nuvem). Aqui, o diferencial é o processamento e armazenamento de dados como serviços via internet, dispensando investimentos em infraestrutura própria de TI.

Software de gestão

Outro caso interessante são os diversos softwares de gestão. Hoje, encontramos soluções especializadas para praticamente qualquer departamento da empresa, como Recursos Humanos, Fiscal e Jurídico.

Customer Relationship Management (CRM)

Entre as soluções de gestão, o CRM é uma das mais interessantes em relação aos custos. Isso porque, essa tecnologia dá visibilidade a todos os processos relacionados aos clientes, canais, campanhas e indicadores. Assim, podemos identificar pontos de melhoria e reduzir gastos relevantes, como o custo de aquisição de cliente e da entrega de produtos e serviços.

Robotic Process Automation (RPA)

Também destacamos o RPA. A automação da gestão com robôs traz a inteligência artificial para o processo, permitindo a aplicação em tarefas que exigiriam raciocínio, como cálculos complexos e introdução de dados nos sistemas. Logo, vamos além dos softwares tradicionais, que são mais ligados a tarefas simples e repetitivas.

Vale ressaltar que a diversidade de tecnologias na redução de custos traz opções para os gestores, mas também alguns desafios. É preciso buscar soluções que consigam atuar de maneira integrada, como acontece com o RPA e os softwares de gestão.

Os benefícios da tecnologia para a redução de custos

A transformação digital, especialmente com recursos de automação e inteligência, costuma afetar os mesmos pontos em diferentes áreas. Veja uma lista desses benefícios recorrentes e de seu impacto na redução de custos operacionais.

Aumentar a produtividade

Os recursos tecnológicos elevam a produtividade. Melhoram a quantidade e qualidade de tarefas entregues, à medida que os colaboradores têm mais ferramentas de trabalho, e diversas atividades são assumidas pelas soluções digitais. Não à toa, passamos a fazer mais com menos.

Ganhar eficiência nos processos

Fazer mais com menos também significa minimizar trabalho, materiais e energia alocados para atingir os resultados pretendidos. Além disso, a tecnologia causa a padronização dos processos, que segue o fluxo de trabalho definido pelo gestor na solução digital, evitando erros e retrabalho, entre outros fatores que geram custos para empresas.

Otimizar o tempo

Menos processos manuais e planilhas representam agilidade. Com isso, diversos custos são atingidos, desde os mais imediatos, como horas extras e força de trabalho alocadas, até os de longo prazo, como a redução do churn por cumprir as entregas dos produtos e serviços nas datas combinadas com os clientes.

Subsidiar a estratégia e tomada de decisão

Os gestores contam, ainda, com mais tempo livre para se dedicar à estratégia e tomada de decisão, com a redução de tarefas burocráticas. Além disso, haverá mais informação sobre os processos da empresa, a partir da coleta e tratamento de dados. Isso se reflete na capacidade de mapear desperdícios e outras oportunidades de reduzir despesas.

Aumentar a segurança da informação

Por fim, a tecnologia contribui para a conformidade da empresa, especialmente com as soluções de computação em nuvem e gestão eletrônica de documentos. Trata-se de uma transformação importante diante dos custos de violação de dados, que se tornaram ainda mais relevantes com a edição da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

A escolha de uma empresa terceirizada

As vantagens de buscar um fornecedor dizem respeito à eficiência do processo. O fornecedor entrega o conhecimento, a experiência e inovações que o cliente ainda não desenvolveu por conta própria, acelerando a transformação digital da empresa de forma segura.

Por isso, os benefícios da tecnologia para redução de custos estão ligamos aos serviços recebidos pelos fornecedores. É preciso buscar boas soluções e ferramentas aderentes às suas necessidades para alcançar o melhor custo-benefício.

Identifique as demandas internas

Como ponto de partida, deve-se mapear as necessidades da organização. Verifique quais são os processos e rotinas da empresa, bem como quais são as maiores dores relacionadas a tarefas manuais, planilhas, erros, retrabalho, entre outros.

Conheça os fornecedores

O passo seguinte é pesquisar sobre o fornecedor de tecnologia, verificando a compatibilidade entre os serviços disponíveis e as suas necessidades. Um diferencial são as soluções que podem ser personalizadas para suas rotinas e processos, como o RPA.

Busque uma tecnologia de ponta

É importante que a tecnologia disponibilizada seja compatível com práticas mais modernas. As soluções mais recentes, como a computação em nuvem e a inteligência artificial, potencializam a redução de custos. Afinal, podemos não só automatizar tarefas complexas, como evitar gastos com infraestrutura de TI, licenças de softwares e atualizações de sistema.

Avalie as opções de suporte

O suporte também é relevante, porque o fornecedor é quem conta com a expertise sobre as soluções de tecnologia. Um diferencial, nesse caso, é o suporte 24 horas e 7 dias por semana, que permite que a empresa entre em contato imediatamente diante de um problema.

Considere as qualificações oferecidas

Outro ponto relevante é a qualificação oferecida pela empresa terceirizada. Afinal de contas, não adianta ter as melhores ferramentas sem tirar proveito delas. Avalie como é a preparação dos funcionários durante a implementação.

Analise o custo-benefício

Para finalizar, faça a comparação entre os custos e benefícios da tecnologia oferecida. Na análise, é importante projetar a economia esperada, os ganhos de eficiência e o aumento da produtividade em relação ao investimento necessário. E fique atento ao tempo de implementação para que o retorno do investimento chegue em um prazo mais curto.

Com esses cuidados, você tem mais chances de encontrar um excelente fornecedor de tecnologia, criando as condições para redução de custos na sua empresa. Logo, contará com uma organização mais saudável e competitiva.

Para complementar a leitura deste conteúdo, conheça 7 ideias inovadoras para reduzir custos na sua empresa!