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Você já ouviu falar em Robotic Proccess Automation? A tecnologia inovadora de automação vem impactando diversos negócios pelo mundo com a sua capacidade de simplificar processos operacionais, aumentar a produtividade e diminuir os custos da empresa.

Se você ainda não conhece essa ferramenta, este post vai responder todas as dúvidas iniciais sobre o assunto: o que é, como funciona, a forma, o tempo de implementação de RPA e como buscar os melhores modelos de licença. Vamos começar?

O que é RPA?

A Automação Robótica de Processos, conhecida pela sigla em inglês RPA, é uma tecnologia que permite a substituição de trabalho manual em sistemas lógicos por robôs capazes de automatizar qualquer tarefa ou processo que seja repetitivo, escalável e de grande volume.

Podemos fazer uma analogia com os robôs físicos que estão substituindo humanos na linha de produção de uma indústria. Antes, era necessário ter um funcionário apenas para apertar parafusos, mas, com a inclusão de máquinas, esse trabalho foi automatizado e essa pessoa realocada para funções mais complexas e estratégicas.

Com a transformação digital nas empresas, a mesma coisa está acontecendo com a gestão e manutenção da produtividade em ferramentas tecnológicas.

O RPA é uma solução de robôs configuráveis que podem ser atribuídos a diversas funções, de modo que eles liberem alguns funcionários de funções manuais e repetitivas.

Para que serve o RPA?

Geralmente, gestores que buscam o RPA desejam otimização e eficiência no uso dos sistemas de suas empresas. Quando se fala de automação de processos, de um modo geral, eles visam ganhar produtividade.

Esse é um ponto importante que as áreas precisam observar, tanto a de TI quanto a área de negócios. Com a automação de processos, a empresa está buscando melhorar a qualidade dos serviços, diminuir gastos, otimizar seu tempo e, consequentemente, ganhar competitividade no mercado.

Como funciona a implementação do RPA nas empresas?

Quando feita seguindo um processo lógico, com início meio e fim, a implementação de RPA é simples e rápida. Veja quais são os passos principais que você deve seguir para não desperdiçar tempo nem dinheiro e, assim, conseguir a melhor solução para seu negócio:

Mapeamento e planejamento

É muito comum ver gestores de TI e financeiros buscando soluções de automação antes mesmo de entender as suas necessidades e o retorno esperado da tecnologia. O resultado é sempre um investimento que não atende a empresa como deveria.

Por isso, comece mapeando o problema: quais são as etapas e tarefas que mais se beneficiariam da automação, quais são os processos mais problemáticos e as oportunidades dentro do sistema para expandir a produtividade.

Escolha do parceiro de implementação

Quando você e os outros gestores chegarem a um consenso sobre o que esperam melhorar nos processos produtivos, é preciso encontrar a empresa certa para oferecer exatamente o que vocês precisam.

A melhor forma de implementar RPA, sem sustos e com retorno garantido, é contar com parceiras especializadas capazes de acompanhar todo o processo junto à equipe de TI — inclusive, fazendo parte do planejamento.

Com esse relacionamento próximo e soluções de qualidade, o período de implementação torna-se muito mais curto, e você tem a garantia de um sistema bem otimizado desde o primeiro dia.

Execução

Parceira e solução escolhidas e plano de ação concluído: é hora de partir para a implementação de fato. O processo provavelmente será feito em etapas, com testes e validação de cada processo automatizado antes de partir para o próximo.

Aqui, é importante um trabalho em conjunto entre empresa terceirizada e TI para que haja essa conexão rápida entre um robô específico instalado no sistema e o seu reflexo real na rotina de trabalho. Isso significa incluir na etapa treinamentos e comunicação constante entre todos os departamentos.

Quanto tempo leva essa implementação?

Quando falamos da duração de todo esse processo, a resposta pode variar. Tudo depende do seu planejamento prévio, do tipo de licença e da qualidade da empresa terceirizada.

Quando você opta por licenças adquiridas e on premises e parte de um ponto ainda com pouco conhecimento sobre as suas necessidades de automação, a implementação de RPA pode passar dos 2 meses, em alguns casos com prazo previsto entre 4 a 6 meses.

Já quando você investe em soluções de serviço, com parceiras preparadas e robôs desenvolvidos com foco na implementação otimizada, esse prazo pode cair para até 2 meses, uma grande diferença de tempo.

Quais são os cuidados necessários para implementar o RPA de maneira adequada?

Como já comentamos, muito do sucesso desse processo de automação vem da preparação prévia da empresa. Os alinhamentos internos precisam ser feitos. Com alinhamento interno estamos nos referindo ao planejamento entre a área de negócio e a área de TI, por exemplo.

A automação muda o mindset da empresa. Por mais simples que seja, ela mexe em processos que as pessoas precisam estar cientes de que passam a não ser feitos por humanos e sim por robôs.

A área de TI precisa entrar como parceira nessa hora. Quando falamos de TI, é a TI como um todo: área de segurança, área de processo e área de governança.

Todas essas áreas devem entrar com um modelo de parceria para que essa automação seja executada. Se isso não acontecer, você impacta diretamente o tempo de implementação.

Quais são as diferenças entre adquirir licenças e ir para um modelo de licença como serviço?

Existem várias ferramentas de RPA no mercado, cada uma com uma metodologia de licenciamento em infraestrutura. Cabe à empresa avaliar, dentro das ferramentas, qual atende melhor.

Mas uma mudança recente nesses modelos pode apontar para um caminho mais simples de implementação e mais amigável para o caixa da empresa.

Quando você contrata um RPA como serviço, você substitui a aquisição da licença por um modelo de assinatura. Você não precisa se preocupar em manter uma infraestrutura, criar monitorações e robustez para garantir a disponibilidade desse robô. A parceira que a empresa está contratando já se preocupou com isso.

Você tira todo esse peso de você e da TI, agiliza todo o processo, aumenta o ROI e ainda economiza. Quanto? A diferença entre a compra de licenças em RPA para o modelo de assinatura pode reduzir entre 60% e 70% desse custo.

Ou seja, investindo em uma boa parceira e um modelo de licença como serviço, você diminui consideravelmente o tempo de implementação de RPA e extrai o máximo dessa solução tecnológica.

Com processos automatizados e robôs fazendo todo esse trabalho, a empresa ganha no aumento da produtividade, na diminuição de retrabalhos e libera os funcionários para assumirem funções estratégicas que impulsionem o negócio.

Se você tem interesse em aproveitar todos esses benefícios, entre em contato conosco. Somos especialistas na implementação de RPA nas empresas!

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