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Na busca pelos objetivos de negócios, as empresas perseguem resultados e exigem o comprometimento dos colaboradores. Porém, se a corrida por desempenho conviver com processos mal definidos ou ausentes, as equipes podem vivenciar um quadro de sobrecarga de trabalho. E isso nada tem de positivo, não é mesmo?

A sobrecarga no trabalho é tóxica para motivação e clima organizacional. Se estiverem submetidos a essas condições por muito tempo, as pessoas estarão esgotadas, deixando a empresa com uma competitividade muito aquém do esperado.

Se você vê sinais de sobrecarga no seu negócio, não deixe de conferir este conteúdo. Ao longo do texto, explicamos como os gestores podem identificar excessos e quais são as principais medidas para reverter esse cenário. Continue lendo!

O que define a sobrecarga no trabalho?

A sobrecarga no trabalho ocorre quando a produtividade exigida pela empresa não pode ser realizada sem prejudicar a saúde e bem-estar dos colaboradores. Logo, costuma estar relacionada ao serviço exaustivo e habitual.

Além das consequências, como aumento do turnover e do absenteísmo, existem sinais externos que apontam a direção ruim que o negócio está tomando. Ao identificá-los, podemos atuar antes mesmo que as equipes cheguem à exaustão:

  • horas extras em excesso;
  • prazos perdidos;
  • metas não atingidas;
  • atividades frequentemente realizadas às pressas;
  • redução da qualidade dos produtos e serviços;
  • feedback negativo dos colaboradores.

A sobrecarga no trabalho também pode ser mapeada por processos formais de gestão de pessoas, como a pesquisa de clima organizacional e de eNPS (Employee Net Promoter Score).

Na primeira, aplicamos um questionário amplo sobre a percepção dos colaboradores a respeito do trabalho na empresa, incluindo perguntas sobre a quantidade e qualidade do trabalho. Veja dois exemplos:

      1. Você está satisfeito com a sua quantidade de tarefas atuais?

       muito satisfeito ( ), satisfeito ( ), neutro ( ), insatisfeito ( ), muito insatisfeito ( );

      2. Quais fatores geram insatisfação no seu trabalho?

     (  ) quantidade de trabalho/tarefas;
     (  ) “fator x”;
     (  ) “fator y”;
     (  ) fato “N”.

Já no eNPS, realizamos duas perguntas:

  1. De zero a dez, quanto você estaria disposto a indicar a empresa para um amigo como um bom lugar para trabalhar?
  2. Qual o principal motivo para sua nota?

Perceba que o propósito de perguntar o motivo é verificar quantos indicam a carga de trabalho ou tema similar associada a notas ruins. Já as notas em si são avaliadas assim:

  • detratores — de 0 a 6;
  • neutros — 7 e 8;
  • promotores — 9 e 10 boas.

Garantir o sigilo é uma boa estratégia para contar com resultados sinceros. Igualmente, explique o objetivo de melhorar as condições de trabalho, para que as pessoas se engajem nas pesquisas internas.

Quais são as causas de sobrecarga no trabalho?

A sobrecarga no trabalho aparece principalmente por erros de gestão de pessoas ou gestão de processos. O cenário exato pode variar de uma organização para outra, mas isso não impede de identificarmos as causas mais comuns.

Processos mal definidos

A imaturidade dos processos é um dos elementos. Isso porque, a baixa maturidade está relacionada a processos aleatórios, informais, não controlados ou geridos.

Já a maturidade é alcançada com processos formais, padronizados e controlados para melhoria contínua. E existem degraus entre o patamar mínimo e máximo.

Quanto pior a definição dos processos, mais esforço será necessário para produzir, aumentando a carga de trabalho. Ademais, processos inadequados geram erros e retrabalhos, o que eleva a quantidade de horas de serviço.

Dimensionamento da capacidade produtiva

A capacidade produtiva é um indicador baseado no quanto os colaboradores produzem por hora, sendo multiplicado por dia, semana, mês. Por isso, erros nesse cálculo podem levar a interpretações equivocadas sobre a quantidade de pessoas necessárias para manter as operações da empresa.

Um exemplo é não considerar intervalos e ausências no cálculo. Outro caso é pegar períodos de produtividade acima da média como base e superestimar o desempenho do time. E um terceiro é, simplesmente, tomar decisões sem embasamento em dados.

Serviço analógico e manual

Não digitalizar o processo é outro erro. Imagine, por exemplo, dois grupos de empresas: analógicas e digitais. Se as tecnológicas puxam a produtividade do mercado para cima, com automação de tarefas, as demais vão se conformar em entregar menos ou tentar se equiparar à concorrência. 

Dessa forma, o problema do negócio não estar atualizado gera consequências diretas e indiretas em relação à sobrecarga no trabalho. Sem contar que, além de melhorar o andamento e produtividade nos processos, os benefícios da automação criam vantagens competitivas.

Falhas de comunicação

A forma como as equipes se comunicam também pode gerar problemas. Os meios de pesquisa e transmissão de informações precisam ser ágeis, para não comprometer o tempo útil dos colaboradores. Além disso, a troca de conhecimentos não deve ser um objetivo em si mesmo: e-mails, reuniões, comunicados, mensagens e afins necessitam ter propósito e utilidade para serem realizadas.

Falta de competências

A falta de qualificação para o trabalho é igualmente preocupante. Não só o colaborador se sobrecarrega ao fazer os serviços sem eficiência, como força os membros das equipes a trabalharem mais, pois precisam compensar as perdas.

Decisões de liderança

Por fim, podemos indicar erros de liderança, como fazer microgerenciamento excessivo, não incentivar a colaboração ou distribuir as tarefas de forma inadequada. Aliás, bons líderes também são importantes para dar o feedback sobre as dificuldades com a carga de trabalho atual para os setores responsáveis.

Quais são as consequências da sobrecarga no trabalho?

Como não poderia deixar de ser, o excesso de carga de trabalho leva a consequências desastrosas para colaboradores e empresas. As principais delas são aumentos nos seguintes indicadores.

Insatisfação

O número de profissionais insatisfeitos e desmotivados derruba a produtividade da empresa. Além disso, com a sobrecarga no trabalho, os funcionários deixam de ver significado no trabalho, pois terão a sensação de estar “enxugando gelo”.

Desligamentos e turnover

Naturalmente, se o ambiente de trabalho é ruim, menos pessoas estarão interessadas em permanecer na empresa. Por consequência, reduzimos nossa capacidade de competir pelos melhores talentos do mercado.

Doenças e acidentes de trabalho

Além dos diversos problemas de saúde associados à sobrecarga no trabalho, como: lesões por esforço repetitivo, burnout e ansiedade. Os colaboradores estarão mais dispersos e desinteressados. Logo, também criamos um cenário com riscos de acidentes de trabalho.

Absenteísmo

As ausências ao trabalho se tornam mais recorrentes, por problemas de saúde ou pela perda da motivação e comprometimento. E, mesmo presentes, os profissionais tendem a não ser tão produtivos como antes — embora o corpo esteja ali, a mente não tem foco nem atenção nas tarefas.

Custos

Por fim, as consequências conduzem aos custos. Baixa produtividade, erros e desperdícios, desligamentos recorrentes, doenças e acidentes de trabalho, ausências profissionais, todas essas situações prejudicam as finanças. Não à toa, corrigir a sobrecarga do trabalho será mais barato do que manter um sistema ineficaz.

Como reverter o quadro de sobrecarga no trabalho?

O enfrentamento da sobrecarga no trabalho passa por reduzir a quantidade de tarefas dos profissionais ou aumentar a capacidade de produzir. O ideal é combinar ações de acordo com as causas identificadas pela sua equipe.

Ofereça treinamentos

Comece pelas competências necessárias para executar as tarefas. Entre elas, veja se existem soft skills — gestão de tempo, organização e outras competências comportamentais. Afinal, elas permitem que o profissional use o esforço e energia com mais eficiência. A partir do resultado, desenhe programas de treinamento para preparar os colaboradores.

Colha feedbacks

Outra medida importante é escutar as equipes. Colher o feedback sobre as dificuldades que os colaboradores encontram no ambiente da empresa esclarece as prioridades, a partir da perspectiva de quem vivencia o problema.

Realinhe as expectativas

Também avalie se as metas e tarefas estão distribuídas corretamente. Aqui, a solução pode estar no realinhamento das expectativas e aumento da quantidade de pessoas no time. No entanto, é preciso levantar informações, caso a caso.

Faça a alienação de tarefas burocráticas

A sobrecarga no trabalho pode ser combatida, ainda, se as ações e etapas repetitivas forem automatizadas por software. Com isso, os colaboradores preservam tempo e energia para as atividades principais, e você consegue reduzir custos, pois a quantidade de pessoas necessárias na operação cai.

Digitalize os setores

Aliás, a transformação digital traz diversos recursos para a produtividade da equipe, como controlar o fluxo de trabalho, melhorar a comunicação e padronizar os processos. Portanto, permite que a empresa avance rapidamente em direção a maturidade de processos, tendo atividades formalizadas e geridas.

Como promover a digitalização da sua empresa?

A transformação digital fez o mercado vivenciar diferentes níveis de automação de tarefas e soluções ao longo dos últimos anos. Não à toa, ela é uma aliada estratégica para lidar com a sobrecarga de trabalho.

No início dos anos 2000, os microcomputadores e dispositivos eletrônicos se tornaram mais acessíveis. Assim, os profissionais expandiram sua produtividade, realizando as tarefas com ferramentas de informática.

Na década seguinte, tivemos avanços em relação à velocidade e estabilidade das conexões de internet. As empresas também passaram a automatizar a operação e a gestão, com soluções para realizar ações repetitivas e minimizar as tarefas burocráticas dos colaboradores.

Adiante, os avanços no armazenamento e computação em nuvem permitiram o crescimento da Business Intelligence (BI), com o uso de dados para resolver problemas e identificar oportunidades de negócio. Além disso, ficou mais fácil realizar a comunicação entre as equipes.

Mais recentemente, a sobrecarga no trabalho pode ser enfrentada, até mesmo, com soluções de Inteligência Artificial. Isso porque, elas aplicam análises complexas e raciocínios próximos aos realizados por humanos em larga escala. Como consequência, expandem nossa capacidade de automação.

Na Biti9, podemos ajudar a sua empresa a passar pela transformação digital, trazendo um nível profundo de automação e inteligência para sua organização. Isso é feito por meio do RPA (Robotic Process Automation).

O Robbi9 é um robô de automação de processos que pode executar as rotinas, reduzindo as tarefas e etapas repetitivas realizadas por colaboradores. Além disso, a tecnologia assume tarefas inteligentes, como introduzir dados em um sistema e fazer cálculos complexos. Portanto, causa um grande impacto na sobrecarga no trabalho.

A sua empresa ganhará produtividade e reduzirá a burocracia. Sem contar que a padronização trazida pelo RPA minimiza erros, retrabalho, horas extras e outros problemas, que são comuns nos processos manuais e analógicos.

Essa transformação também reduz custos. Não só a atividade fica mais enxuta em relação às despesas: o Robbi9 é um serviço acessível em uma plataforma online, sem a necessidade de investir em licenças de software, computadores, servidores.

Sendo assim, a tecnologia é o ponto de partida para eliminar a sobrecarga no trabalho. A soma da definição de processos com a redução das tarefas repetitivas tem um impacto imediato na organização. Logo, aliado às demais medidas, acelera a produtividade e reduz os excessos de serviço.

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