Você sabe o que é workflow ou, simplesmente, fluxo de trabalho? A tradução para português é essa e resume de modo bem preciso a relevância de trabalhá-lo. Não entendeu? É bem simples. Para que um negócio tenha destaque no mercado, é fundamental investir na rotina administrativa, desde o começo da prospecção de consumidores, passando por todas as atividades até o pós-venda.

Por isso, entender como aumentar a sua qualidade e, principalmente, saber o que é workflow é imprescindível para que o seu empreendimento seja bem-sucedido em seus processos, diminuindo muitos erros durante o caminho. Agora, você vai conhecer mais detalhes sobre a importância da tecnologia workflow e entender como ela pode contribuir para o seu sucesso.

Continue acompanhando e aproveite! Boa leitura!

O que é e como funciona um workflow?

Workflow diz respeito a um conjunto de ferramentas e de tecnologias que permitem que atividades, documentos, tarefas e informações fluam de maneira adequada pelos departamentos da empresa. Isso para que os envolvidos no processo possam seguir sua sequência e praticar determinados procedimentos, de modo que os propósitos sejam atingidos acertadamente.

É importante mencionar que o workflow não deve ser necessariamente realizado de maneira automatizada, com ajuda da tecnologia, mas essa é, sem dúvida alguma, a melhor forma de usá-lo para se conquistar resultados satisfatórios. Na verdade, automatização e workflow são dois assuntos bem próximos.

Ao fazer uso do workflow e de suas ferramentas, as falhas no processo são reduzidas, os erros na transferência de dados diminuem, ganha-se confiabilidade, tempo e precisão nos procedimentos. Além, é claro, de se reduzir desperdícios, atrasos e gargalos. Na prática, podemos afirmar que o fluxo de trabalho se baseia em um conjunto de tarefas executadas com um propósito em comum: entregar o serviço da sua organização com qualidade, sem importar qual seja ou para quem é destinado.

Para tanto, é fundamental que cada passo até o produto final seja feito e repassado para o próximo profissional de forma coerente. Dessa maneira, as tarefas interligadas da empresa podem ser executadas e monitoradas de modo automatizado ou manual.

Elas podem ser desde a passagem de informações e dados importantes entre os funcionários até procedimentos sequenciais que asseguram o êxito da entrega de um produto. O que importa mesmo é que haja um conjunto de regras que possam guiar as ações de todos os envolvidos nesse passo a passo.

Quais as diferenças entre o workflow, processos e BPM?

Veja, a seguir, as diferenças entre eles!

Diferença entre workflow e processo

Veja um pequeno resumo de tópicos que apresentam algumas diferenças entre esses conceitos:

  • processo é algo que pode existir de forma natural e ser conduzido de maneira intuitiva. Já um workflow é planejado, analisado, automatizado e modelado conscientemente e com objetivos bem delimitados;
  • processo é uma sequência de atividades, enquanto o workflow é uma forma de tornar essa sequência mais eficiente e produtiva;
  • nem todo processo é automatizado, enquanto a finalidade de softwares de workflow é justamente automatizar os processos;
  • processo é o modo como uma equipe se comunica e se coordena para entregar um resultado. Já o workflow refere-se a uma ferramenta ou tecnologia que pode ajudar a fazer isso da melhor maneira possível;
  • o workflow trata-se de uma consequência da existência de processos. Podemos dizer que ele foi criado em função deles. Logo, é possível haver um processo sem workflow, no entanto, não vai ser possível existir um workflow sem o processo correspondente.

Diferença entre workflow e BPM

BPM (Business Process Management ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócios) diz respeito a uma metodologia que avalia melhorias e alterações nos variados aspectos de um processo de maneira constante.

Agora que você já conhece os conceitos de workflow e BPM, podemos falar sobre a diferença entre eles. Então, para começar, podemos afirmar que workflow trata-se de uma engrenagem fundamental, mas é somente um dos diversos componentes que fazem parte de um processo.

Um workflow está ligado a uma sequência de tarefas que podem ser procedimentos automatizados ou manuais. Em contrapartida, o BPM está ligado à execução e ao gerenciamento de processos de negócios.

O Business Process Management incorpora ferramentas de automação, diversos fluxos de trabalho e capital humano. Um software de BPM permite que todas as engrenagens possam trabalhar em conjunto, a fim de criar um resultado eficiente, ideal e incrivelmente mais ágil. O BMP, ao contrário do workflow, consegue coordenar diversos processos e atividades de maneira integrada.

Podemos resumir, então, que o workflow trata-se de uma ferramenta de automação simples para direcionar atividades aos usuários responsáveis. Enquanto uma solução de BPM utiliza uma abordagem mais estruturada, na qual a automação do fluxo de trabalho é somente uma peça do quebra-cabeça.

Qual é a importância de utilizar o workflow na empresa?

Assim que todas as atividades do seu negócio são sistematicamente controladas e planejadas, e a comunicação entre os setores se torna mais produtiva, consequentemente o fluxo de trabalho vai ser continuamente otimizado. Desse modo, todos os gargalos do processo são eliminados, o que de forma inevitável gera uma redução de custos para a organização, ganhando-se muito em eficiência e aumentando a produtividade.

Veja, a seguir, as principais vantagens de usar o workflow no seu negócio!

Agiliza o gerenciamento das atividades

Processos bem padronizados e desenhados são cumpridos com mais precisão e rapidez. Isso torna ágil o gerenciamento de atividades, pois os colaboradores seguem as instruções repassadas para cumprir as suas responsabilidades e deveres. Esse gerenciamento pode ser realizado a partir de software, tornando o acompanhamento do workflow digital.

Otimiza os serviços e produtos entregues aos consumidores

Os clientes também notam os resultados de um workflow bem implementado. Afinal, percebem que os serviços e produtos são entregues em um tempo hábil e com muito mais qualidade. Como vantagem, podemos mencionar a melhora da experiência de compra dos clientes, o que é fundamental hoje em dia, pois é útil para a sua empresa como diferencial competitivo.

Oferece fluidez no andamento das atividades

A definição do workflow define claramente todas as atividades que cada um dos profissionais precisa executar, como uma linha de produção mesmo. Isso oferece fluidez ao andamento das tarefas, assim como a redução do tempo gasto na execução de todas elas. Dessa forma, novos projetos podem ser elaborados ou antecipados.

Diminui a quantidade de falhas e etapas desnecessárias

É o mesmo processo da criação de um bolo usando uma receita: se cada passo é seguido corretamente, as chances de errar são menores. Desse modo, o workflow auxilia na redução da quantidade de erros e ainda elimina as etapas desnecessárias, ou seja, as que são consideradas gargalos na produção.

Bom, agora que você sabe o que é workflow e quais são as suas principais vantagens, procure vê-lo como um mecanismo que vai ser de grande ajuda para a sua empresa crescer e se tornar mais competitiva no mercado, evitando problema e erros.

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