7 dúvidas sobre como automatizar com RPA

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Nos últimos anos, a tecnologia trouxe uma transformação para a forma como lidamos com produtividade nas empresas: o foco em expansão deu lugar à busca por otimização e eliminar processos manuais e repetitivos se tornou uma vantagem competitiva.

O RPA é um dos grandes responsáveis por essa mudança. Você quer entender mais sobre o assunto e investir de vez na automação de processos? Então venha descobrir a resposta para 7 dúvidas sobre o assunto. Confira!

1. O que é, de fato, o RPA?

RPA é uma sigla para Robotic Process Automation, ou Automação de Processos Robóticos em português. A ideia desse conceito é utilizar um software “robô” pré-configurado para realizar tarefas automaticamente, sem a necessidade de intervenção humana.

Com o avanço da tecnologia, esses robôs vêm se tornando cada vez mais capazes, não só para execução como também planejamento e tomada de decisões durante os processos, transformando essa ferramenta em um recurso útil, econômico e fundamental para o futuro do mercado.

2. O que deve ser automatizado?

Não existe uma fórmula ou regra sobre quais processos devem ser automatizados com o investimento em RPA. Tudo depende do tipo de negócio, da sua lógica de produtividade e dos resultados esperados.

No entanto, alguns pontos são universais. Você deve começar mapeando processos e tarefas que:

  • sejam repetitivos;
  • tenham um grande volume e frequência;
  • tenham baixo valor agregado ao ser humano na execução;
  • beneficiem-se da precisão;
  • não demandem um julgamento mais complexo ou criatividade em busca por soluções e tomadas de decisão.

Essas são aquelas ações dentro de qualquer negócio que podem mais facilmente ser automatizadas e que trazem de cara grandes benefícios, como a aceleração de processos e economia de tempo dos funcionários.

3. Como o RPA se diferencia de outros tipos de automação?

O RPA é uma abordagem mais direta à execução de processos automatizados. No caso, um software especializado nesse modelo tem como princípio imitar as atividades de um ser humano.

Isso torna a tecnologia mais simples, barata e eficiente no que ela se propõe: tirar dos colaboradores da empresa a responsabilidade por tarefas maçantes e repetitivas, que influenciam negativamente na produtividade a longo prazo — por exemplo, no aumento do estresse diário e a dificuldade de manter um nível de precisão 100% do tempo.

4. O acesso ao RPA diminui a necessidade de funcionários na empresa?

Muitos diretores e empresários têm essa dúvida sobre o RPA, mas a verdade é que a redução do número de funcionários não é o foco da tecnologia — embora possa ser utilizada como tal dependendo da necessidade e das características do negócio.

O objetivo principal do RPA é automatizar processos com um olhar para a economia de recursos, seja tempo, dinheiro, material ou outros. Isso diminui consideravelmente a carga de trabalho, mas nem sempre a empresa se beneficia mais reduzindo seu pessoal.

Isso porque, muitas vezes, ao tirar a atividade braçal do ser humano, o negócio cria um cenário positivo para florescer a criatividade e o pensamento estratégico.

Sem se preocupar com tarefas manuais e repetitivas, o funcionário consegue ter insights e pensar melhor em outras atividades dentro da empresa, que possam trazer outros benefícios para ela: novas oportunidades de negócio, novos métodos de fazer os processos e até novas formas de otimizar ainda mais seu próprio trabalho.

5. As pequenas e médias empresas também podem ser beneficiadas?

Não existe empreendimento que não se beneficie com RPA. Isso porque toda empresa de pequeno, médio e grande porte tem atividades que são repetitivas, que podem ser automatizadas e que não geram tanto valor agregado ao ser humano na execução.

Um cliente em um escritório de contabilidade, por exemplo, é suficiente para gerar várias ações que precisam ser executadas de forma sistemática e repetitiva, com confiabilidade na coleta e gerenciamento de dados.

Da mesma forma, uma empresa de médio ou grande porte, tem vários setores que precisam não só executar esses processos como integrá-los em um sistema automatizado.

Ou seja, o RPA é um processo escalável. A ideia é que você crie uma base lógica com a estrutura, prevendo seu uso e seus resultados, para que depois ela seja expandida conforme o seu negócio vá crescendo.

6. Quais os riscos de segurança trazidos pelo RPA?

Como toda tecnologia, o RPA naturalmente levanta dúvidas sobre a segurança de sua implementação e utilização no dia a dia. No caso, estamos falando especificamente de um ativo cada vez mais valioso para qualquer empresa: o gerenciamento e a proteção de dados.

Nesse sentido, o RPA surge com mais uma vantagem sobre o input humano: um software bem configurado não erra nem enxerga um potencial ganho ilícito.

O robô é treinado exclusivamente para copiar o dado e colar num outro sistema, coletar uma informação, preencher uma planilha do Excel e mandar para o presidente daquela empresa. O conteúdo daquele e-mail, daquelas informações analíticas, financeiras (enfim, todos os dados sensíveis) está livre de qualquer decisão ou julgamento moral.

O robô não vai poder fazer daquilo uma informação de que ele possa se aproveitar ou vender para o mercado porque ele não foi treinado para isso, não é capacitado para isso e não tem esse pensamento analítico.

O segundo ponto é que o robô tem os mesmos aspectos de um ser humano na auditoria. A segurança da informação consegue auditar exatamente os passos que o robô faz como se fosse um ser humano.

As pessoas ainda têm muitas dúvidas sobre como criar o acesso do robô, como diferenciar o robô dentro das suas políticas de acesso. Mas a questão é até muito simples: da mesma forma que um ser humano, você dá o seu usuário e senha para ele. Em vez de chamar João da Fonseca, ele pode chamar Robô Fonseca.

Ou seja, suas políticas de uso continuam as mesmas, o monitoramento de produtividade é feito da mesma forma. A única diferença é que por trás daquelas tarefas há um código executando processos.

7. A empresa pode fazer esse processo sozinha?

É possível sim fazer a implementação de RPA por conta própria, mas não é o mais recomendado. Investir em tecnologia sem conhecimento especializado pode dificultar a definição de seu escopo e desperdiçando o seu investimento.

Por isso, contar com ajuda que entende do assunto é fundamental. Uma boa empresa no ramo não vai apenas oferecer a solução, mas levantar junto com você as suas necessidades e traçar um planejamento que se adeque perfeitamente aos seus objetivos.

Tendo esse cuidado e buscando o apoio certo, o RPA é uma solução para otimizar um negócio e torná-lo mais competitivo — iniciativas que ficarão cada vez mais importantes no futuro.

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Adalberto Cunha
Adalberto Cunha é o CRO (Chief Revenue Officer) da Biti9. Formado pela FECAP e Universidade Mackenzie, acumulou diversas experiências em sua carreira, incluindo grandes empresas como Banco Safra, BCS e IBM (International Business Machines Corporation). Em 2010, fundou uma filial da Yogolove e, posteriormente, também trabalhou na Natura. Em 2015, co-fundou a Biti9 em parceria com Martin Luther Candido e Silva e, desde então, tem como missão ajudar empresas a reduzir erros e custos e a proporcionar mais agilidade no backoffice, implementando automações para realizar as atividades repetitivas de forma otimizada, utilizando tecnologias de RPA (Robotic Process Automation), OCR (Optical Character Recognition) e IA Generativa (Inteligência Artificial).

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