No mercado atual, todo gestor sabe que otimizar e automatizar processos é uma das chaves para a competitividade. Mas como abordar essa necessidade de forma prática, objetiva e criativa para destacar o negócio? A resposta pode estar no Design Thinking.
Neste post, vamos explicar melhor o que é esse conceito e como ele pode ser aplicado para facilitar o mapeamento de processos, tanto na descoberta de processos como na construção de um plano de automação. Pronto para começar? Então, boa leitura!
O que é Design Thinking?
Quando pensamos nos processos que levam à criação de um produto revolucionário, com ideias que encantam o público de uma forma disruptiva em vez de repetir o uso de tecnologias já existentes, o papel do designer sempre vem em destaque.
Afinal, essa é a função desse profissional: encontrar, dentro de elementos possíveis de produção (ferramentas, materiais, plataformas), uma solução prática, inovadora e relevante para problemas complexos.
O Design Thinking é uma abstração desse conceito para que ele possa ser utilizado em qualquer cenário — principalmente dentro de ambientes corporativos.
Assim, não se trata exatamente de uma metodologia, mas de uma abordagem na resolução de problemas. Suas principais características são:
- foco no cliente (que pode ser desde os colaboradores precisando de processos automatizados até atender ao público final);
- busca por ideias em esferas diferentes que possam ser reunidas em um conceito comum inovador;
- ação multidisciplinar, com a união de forças e de insights variados sobre o mesmo obstáculo.
Principalmente, o Design Thinking traz uma visão objetiva da resolução de problemas, que cria soluções eficientes e inovadoras com pouco esforço e sem perder tempo. É o modo perfeito de identificar oportunidade de automação de processos tão necessária nas empresas do futuro.
Como funciona o Design Thinking?
Para aplicar essa abordagem em qualquer área, existe uma linha de trabalho que segue muito o que um designer faria na hora de criar um novo produto ou serviço. Confira abaixo quais são as etapas.
1. Identificação ou empatia
É a etapa inicial, quando o responsável busca oportunidades: problemas a serem resolvidos, obstáculos a serem superados, otimizações possíveis a serem alcançadas. É quando você entende a “dor do cliente” — do seu setor, da sua empresa, do seu público.
2. Definição
Identificada a questão a ser abordada, é hora de definir como isso será feito. Para isso, é preciso responder algumas questões básicas:
- por que você está fazendo isso?
- qual o benefício que você espera alcançar?
- por que você colocou esse processo em pauta?
- qual o passo a passo desse processo?
- qual é a quantidade de pessoas envolvidas e quais são as características dessas pessoas?
- quais as restrições que você tem nesse processo?
- quais as restrições para executar isso com o marketing?
Uma vez estabelecida essa formatação do problema, fica muito mais fácil encontrar soluções vindas de fontes distintas.
3. Ideação
É a hora de captar todas as ideias possíveis para a resolução do problema e disponibilizá-las aos envolvidos no processo. Feito isso, vocês definem quais são mais promissoras e podem ser testadas.
4. Prototipagem
A ideia do Design Thinking é sempre testar o mais rápido possível uma ideia, para que ela possa ser descartada ou lapidada. É o que chamamos de “fail fast”.
Por isso, você pode prototipar as melhores ideias com o mínimo possível para que essa solução seja funcional (MVP, ou Mínimo Produto Viável, na sigla em inglês). Foque nas funcionalidades vitais e deixe tudo que é secundário para depois.
5. Teste e validação
Com um protótipo viável pronto, é hora de fazer testes para validar ou não a solução encontrada. Se for a otimização de processos, por exemplo, veja como eles se comportam dessa nova forma. Se for um produto para o público, é o momento de colher feedbacks e entender o que deu certo ou errado.
Ao completar essa última etapa, ou a solução é descartada e volta-se ao início, ou ela passa para a próxima etapa para virar a resolução final. Seja qual for o resultado, sua empresa ganha agilidade para abordar qualquer problema novo.
Quais os benefícios de utilizar o Design Thinking no mapeamento de processos?
Então, vamos reforçar os benefícios que você pode ganhar com o Design Thinking. Aqui, especificamente, queremos focar no que ele pode trazer para a otimização de processos da sua empresa. Veja quais são:
- criação de um padrão na captação de oportunidades para resolução de problemas, criando um fluxo uniforme de otimização e inovação;
- muito mais velocidade para identificar e resolver problemas operacionais, colocando hipóteses para validá-las em menos tempo;
- mais pluralidade para a resolução de problemas, convidando profissionais de vários setores a encontrar soluções inovadoras;
- mais simplicidade para que esses profissionais entendam e absorvam o processo de identificação de oportunidades;
- potencial para inovação disruptiva, uma característica importante para o futuro.
Como o Design Thinking pode ser utilizado no mapeamento de processos dentro do RPA?
Para explicar como funciona uma abordagem de Design Thinking na otimização de processos, vamos usar nossa experiência em automação (RPA) como exemplo.
O conceito é parte fundamental do nosso processo. Então, na jornada de automação, podemos ter três etapas:
- explicar o que é a automação;
- mapear e escolher os processos que vamos automatizar;
- colocá-lo em prática.
Essas são as três etapas mandatórias do processo de automação, nas quais o Design Thinking se encaixa muito bem. Isso porque, quando o cliente não sabe exatamente quais pontos automatizar em seus processos, podemos utilizar as três etapas acima para eliminar essa indecisão ou capturar novas oportunidades de automação.
Saber o que é a automação e como aplicar de forma prática possibilita identificar e estabelecer empatia com os problemas do público envolvido, além de incentivar o potencial criativo para estabelecer conexões dessa tecnologia com situações do nosso dia a dia.
Ao romper a barreira do “novo” e do “desconhecido”, estamos prontos para o processo de descoberta. De forma livre e sem crítica, mapeamos todas as oportunidades possíveis de adoção do RPA dentro de um contexto prático, selecionamos e ordenamos os processos minimamente viáveis para automação.
Ainda no mesmo processo que explicamos, passamos para a fase de prototipar e testar. Depois de identificar os processos a serem automatizados, escolhemos alguns deles para serem os pilotos. Todos os envolvidos seguem juntos nessa jornada e entendem os resultados positivos do RPA.
Isso é exatamente o mais interessante do Design Thinking: a dinâmica de colaboração que se propaga entre os envolvidos — de você para a sua equipe, para a sua empresa, para o mercado.
A colaboração é a chave para o sucesso da abordagem. Assim como no trabalho de um designer, as grandes ideias são formadas unindo conceitos compatíveis, mas de naturezas diferentes. Duas ideias se transformam em uma terceira na qual ninguém pensou antes.
Focando o conceito na otimização de processos, o que você encontra são soluções para automatizar, economizar, dar eficiência e produtividade. Por isso, o Design Thinking permite que todos, juntos, possam olhar para o futuro com um novo ponto de vista.
