Recentemente, um dos temas abordados foi o resumo das melhores práticas e as causas de insucesso na implantação de RPA, abrangendo desde a escolha da plataforma até políticas de Governança.Apesar de não estar explícito nesta lista, o item relativo à preparação e engajamento das equipes é de extrema importância. A boa preparação e o engajamento antecipado das equipes permitirão minimizar os impactos decorrentes da mudança cultural e da adoção de novas tecnologias, tornando a implementação de RPA mais suave e com o mínimo possível de conflitos.
Independente de qual área será responsável por gerenciar o processo de adoção de RPA (pode ser TI, Processos ou até mesmo uma área criada especificamente para este fim), é primordial que todas as demais equipes da organização sejam envolvidas, pois o sucesso do projeto de implementação de RPA não é de exclusiva responsabilidade da área gestora do processo.
Vale lembrar que, quem conhece melhor o processo de automatização é a área “dona” do processo e os usuários finais; quem libera acessos e provê a infraestrutura é TI; quem calculará/validará os valores relativos à redução de custos é o Financeiro; quem efetuará, caso seja necessário, a realocação de pessoas será Recursos Humanos; e assim por diante.
Feito isso é a hora de conscientizar todos os envolvidos que a implementação de RPA será tratada corporativamente, baseada em um planejamento estratégico de automatização (roadmap), com o envolvimento e colaboração de todas as equipes.
Durante a fase de planejamento é importante recolher o maior número possível de sugestões, recomendações de diferentes perspectivas, permitindo inclusive identificar as “pessoas chaves” que irão apoiar ainda mais a adoção de RPA e que impulsionarão o processo de mudanças.
Na etapa de montagem da equipe, que atuará diretamente na elaboração do roadmap de automatização, efetuando o mapeamento dos processos e fluxos de trabalho que devem ser automatizados, as “pessoas chaves” devem ser as primeiras a serem consideradas e convidadas, pois, novamente frisando, elas serão os apoiadores e impulsionadores do processo de mudanças promovido pela adoção de RPA.
Dependendo do tamanho da organização, esta equipe pode ser composta somente por pessoas da organização ou pode ser mista, com o envolvimento de recursos de uma consultoria especializada em RPA.
Outro ponto importante é, sempre lembrar que mudanças, principalmente quando associada a adoção de novas tecnologias, causa alguns desconfortos na maioria das pessoas. A chave para minimizar os impactos é desenvolver um plano de gerenciamento de mudanças forte e que deve contar com o apoio dos gestores, sejam eles das áreas envolvidas diretamente ou indiretamente, e das “pessoas chaves”. Uma Consultoria especializada ajudará bastante nesta etapa.
Como em qualquer outro projeto, itens como a preparação, o planejamento, a adoção de melhores práticas e a escolha das pessoas e dos parceiros chaves são críticos para o sucesso da implementação de RPA.
Nós podemos ajudá-lo na adoção de RPA, atuando na definição da estratégia e do roadmap de implementação.
