A padronização de processos é uma ferramenta com a qual uma empresa torna seus métodos e procedimentos uniformes em toda a sua organização. Afinal de contas, quando as atividades estão desordenadas podem provocar erros e, consequentemente, gerar retrabalhos e gastos desnecessários.
Por isso, ao invés de reagir apenas a cada problema à medida que ele surge, você reage de acordo com uma lista de instruções e protocolos. O objetivo é garantir que cada ação tomada gere um resultado positivo e, por ter abordagens diferentes para várias situações, criar formas de prever e controlar problemas.
A padronização de processos nas empresas visa alcançar economia de custos, aumentar a satisfação do cliente e melhorar a competitividade. Essas medidas já são utilizadas há anos em fábricas, operações, finanças, recursos humanos e, até mesmo, em vendas.
No entanto, à medida que a concorrência aumenta, a necessidade de as empresas terem alta performance e reduzirem custos torna imprescindível adotar novas formas de escalar o seu negócio.
O que é exatamente escalar o negócio?
Durante a fase inicial da padronização de processos, você está focado em escalar o negócio e encontrar formas de reduzir os gastos da sua empresa, enquanto aumenta o lucro.
Escalar um negócio significa preparar o cenário para permitir e apoiar o crescimento da sua empresa, além de ampliar sem ser prejudicado.
Requer planejamento, alguns financiamentos e os sistemas certos. O que você quer alcançar é a padronização de procedimentos e dos principais fluxos de trabalho.
O que devo padronizar?
O objetivo da padronização de processos de negócios é proporcionar um modelo de solução singular e fazer mais com menos recursos. Para iniciar as mudanças, o ideal é começar pelas seguintes áreas:
Seu modelo de receita
Você estabeleceu que tem um produto ou serviço que é valioso para o mercado, mas para garantir que possa escalar, é hora de adotar a padronização de processos usados para gerar receita.
Uma grande parte disso inclui padronizar sua estratégia de preços para que a equipe e clientes entendam facilmente a equação de valor/ preço. Além de garantir que você tenha um modelo de receita previsível para impulsionar o crescimento.
Você cobra por hora? Pelo serviço oferecido? Pelo tamanho ou complexidade do engajamento? É mensal ou trimestralmente? Quando um serviço é iniciado? Ou concluído?
Seu negócio será muito mais eficiente se o seu modelo de receita for padronizado e puder ser facilmente replicado.
Seu processo de onboarding
Se você está trazendo novos funcionários ou clientes, ter iniciado a padronização de processos poupará tempo e garantirá um início produtivo do seu engajamento.
A forma como você interage com um consumidor ou um novo colaborador também é muito importante, pois é um reflexo da sua marca e da sua cultura.
Você tem comunicação clara? Está estabelecendo as expectativas certas para o relacionamento? Todos entendem os objetivos ou como é o sucesso?
Seguir um processo consistente garantirá um ótimo começo para todos os seus relacionamentos com funcionários e clientes.
Seu processo de negócios
No seu negócio, você faz coisas todos os dias para apoiar suas operações comerciais, como:
- pagar contas;
- emitir notas fiscais;
- processar folha de pagamento;
- gerenciar projetos;
- comunicar-se com clientes.
Quanto mais padronizadas são essas tarefas rotineiras, mais eficiente e escalável sua empresa se torna. A tecnologia desempenha um papel fundamental para automatizar algumas das tarefas de menor valor, o que pode fazer uma grande diferença na eficiência e na sua capacidade de escalar.
Mas adotar a tecnologia muito rápido, sem realmente saber como ela funciona pode ser frustrante. Então, o mais indicado é encontrar uma solução de automação de processos.
Quais os benefícios da padronização de processos?
Quando bem desenvolvida, a padronização pode diminuir a ambiguidade e o trabalho de adivinhação, garantir qualidade, aumentar a produtividade e aumentar a moral dos funcionários. Alguns benefícios da padronização são os seguintes:
Garante a qualidade
Se a falta de padronização significa mais ambiguidade, uma consequência inevitável disso será menos confiabilidade e pouca qualidade.
Isso ocorre porque nem todas as abordagens para uma determinada tarefa ou procedimento são criadas da mesma forma. De fato, há maneiras melhores e piores de atender o telefone, retirar informações importantes de um cliente e enviar atualizações de status para sua equipe.
Assim, a padronização pode ajudar a garantir a qualidade e minimizar as chances de detalhes cruciais serem negligenciados. Por exemplo, se você tiver um modelo para documentos de política e procedimento, você pode usá-lo para reduzir as chances de alguém omitir informações fundamentais.
Ao padronizar os processos que sua organização depende — e impor esses padrões — você estará garantindo resultados cada vez melhores.
Promove produtividade
Em linhas gerais, a padronização está associada ao desempenho mais enxuto e funcional, o que significa que sua organização pode cortar desperdícios e fazer mais com os recursos disponíveis.
A padronização promove a produtividade, eliminando a ineficiência. Isso é o resultado da eliminação da ambiguidade e do controle de qualidade: as tarefas são concluídas de forma mais eficiente, e há menos desafios de controle das atividades incompletas.
Outro benefício é a redução da concorrência insalubre e dos conflitos. Digamos que sua organização tenha três sistemas diferentes para acompanhar os fluxos de trabalho, cada um deles tem seu próprio eleitorado dentro da entidade. Com equipe e sistemas diferentes os conflitos são inevitáveis.
Mesmo que todos os sistemas sejam quase iguais em produtividade, tentar coordená-los em toda a sua organização provavelmente levará à concorrência e conflito entre os times diferentes.
Se todos aprenderem a mesma maneira de fazer as coisas, será mais fácil para as equipes trabalharem juntas. Isso significa mais produtividade em virtude da sinergia, e menos tempo desperdiçado tentando se comunicar através de lacunas na compreensão e na prática.
Padronização é bom para a moral dos funcionários
O mais importante a ser lembrado sobre padronização e moral dos funcionários é que a padronização ajudará os funcionários a sentir uma sensação de realização e orgulho.
A padronização não deve significar monotonia e falta de criatividade, mas padrões que qualquer um pode dominar e se orgulhar de aprimorar.
Se os processos são regidos por métodos que ensinam os colaboradores a fazerem um trabalho eficiente e de alta qualidade, as equipes se tornam mais propensas a terem orgulho do seu ofício.
Ao invés de incerteza e ineficiência, é provável que o resultado seja uma melhora da moral de todos. Se o processo padronizado for eficiente, evitar frustrações desnecessárias e orientar as pessoas a alcançarem algo significativo e valioso, todo mundo terá motivos para se orgulhar do trabalho.
Como fazer a padronização de processos?
A padronização de processos de negócios visa unificar os procedimentos em organizações que utilizam diferentes práticas para fazer o mesmo processo.
Documentação dos procedimentos
Não importa o quão padronizado seja o seu negócio se apenas uma pessoa conhece o processo. Isso é um problema comum para pequenas empresas, onde há apenas alguns funcionários.
Comece anotando as etapas para entregar cada produto e serviço que você fornece, e para cada um dos processos que seu negócio executa com frequência.
Isso estabelece seu fluxo de trabalho para cada uma dessas operações de negócios. Apenas o ato de escrever os passos começarão a ajudá-lo a identificar ineficiências ou redundâncias nesses processos.
Você está inserindo informações de clientes duas vezes? Está imprimindo e enviando documentos que poderiam ser compartilhados eletronicamente?
À medida que começa a identificar ineficiências, a tecnologia pode potencialmente ser uma solução para simplificar e automatizar. Mas tudo começa quando você tem seus processos documentados.
Depois de mapear seus fluxos de trabalho, ficará claro onde você precisa de um humano — e onde você não precisa. Agora que você tem seus procedimentos ideais mapeados, pode iniciar o caminho de otimização para impulsionar ainda mais sua capacidade de dimensionamento.
Automação das tarefas
Sempre que possível, automatize suas tarefas repetitivas e de baixo valor. Uma vez que você tenha um fluxo de trabalho padrão mapeado, é muito mais fácil identificar o que precisa de melhorias ou potencialmente uma solução tecnológica.
Para isso, use a automação de processos, como:
- coletar documentos de clientes;
- pagar contas, agendar compromissos;
- fazer pagamentos;
- gerenciar projetos;
- enviar e-mails de lembrete.
Dessa forma, você evitará a sobrecarga de aplicativos começando com um roteiro claro de fluxo de trabalho, oriundo da padronização de processos.
Após essas medidas, uma organização pode alcançar uma base sólida, sobre a qual pode fazer melhorias contínuas. Contar com um parceiro faz toda a diferença. A Biti9 ajudará sua empresa a conquistar o aumento da produtividade, a melhoria da qualidade e a redução dos custos.
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