A padronização de processos é uma ferramenta com a qual uma empresa torna seus métodos e procedimentos uniformes em toda a sua organização. Afinal de contas, quando as atividades estão desordenadas podem provocar erros e, consequentemente, gerar retrabalhos e gastos desnecessários.

Por isso, ao invés de reagir apenas a cada problema à medida que ele surge, você reage de acordo com uma lista de instruções e protocolos. O objetivo é garantir que cada ação tomada gere um resultado positivo e, por ter abordagens diferentes para várias situações, criar formas de prever e controlar problemas.

A padronização de processos nas empresas visa alcançar economia de custos, aumentar a satisfação do cliente e melhorar a competitividade. Essas medidas já são utilizadas há anos em fábricas, operações, finanças, recursos humanos e, até mesmo, em vendas.

No entanto, à medida que a concorrência aumenta, a necessidade de as empresas terem alta performance e reduzirem custos torna imprescindível adotar novas formas de escalar o seu negócio.

O que é exatamente escalar o negócio?

Durante a fase inicial da padronização de processos, você está focado em escalar o negócio e encontrar formas de reduzir os gastos da sua empresa, enquanto aumenta o lucro.

Escalar um negócio significa preparar o cenário para permitir e apoiar o crescimento da sua empresa, além de ampliar sem ser prejudicado.

Requer planejamento, alguns financiamentos e os sistemas certos. O que você quer alcançar é a padronização de procedimentos e dos principais fluxos de trabalho.

O que devo padronizar?

O objetivo da padronização de processos de negócios é proporcionar um modelo de solução singular e fazer mais com menos recursos. Para iniciar as mudanças, o ideal é começar pelas seguintes áreas:

Seu modelo de receita

Você estabeleceu que tem um produto ou serviço que é valioso para o mercado, mas para garantir que possa escalar, é hora de adotar a padronização de processos usados para gerar receita

Uma grande parte disso inclui padronizar sua estratégia de preços para que a equipe e clientes entendam facilmente a equação de valor/ preço. Além de garantir que você tenha um modelo de receita previsível para impulsionar o crescimento

Você cobra por hora? Pelo serviço oferecido? Pelo tamanho ou complexidade do engajamento? É mensal ou trimestralmente? Quando um serviço é iniciado? Ou concluído?

Seu negócio será muito mais eficiente se o seu modelo de receita for padronizado e puder ser facilmente replicado.

Seu processo de onboarding

Se você está trazendo novos funcionários ou clientes, ter iniciado a padronização de processos poupará tempo e garantirá um início produtivo do seu engajamento

A forma como você interage com um consumidor ou um novo colaborador também é muito importante, pois é um reflexo da sua marca e da sua cultura. 

Você tem comunicação clara? Está estabelecendo as expectativas certas para o relacionamento? Todos entendem os objetivos ou como é o sucesso?

Seguir um processo consistente garantirá um ótimo começo para todos os seus relacionamentos com funcionários e clientes.

Seu processo de negócios

No seu negócio, você faz coisas todos os dias para apoiar suas operações comerciais, como:

  • pagar contas;
  • emitir notas fiscais;
  • processar folha de pagamento;
  • gerenciar projetos;
  • comunicar-se com clientes.

Quanto mais padronizadas são essas tarefas rotineiras, mais eficiente e escalável sua empresa se torna. A tecnologia desempenha um papel fundamental para automatizar algumas das tarefas de menor valor, o que pode fazer uma grande diferença na eficiência e na sua capacidade de escalar.

Mas adotar a tecnologia muito rápido, sem realmente saber como ela funciona pode ser frustrante. Então, o mais indicado é encontrar uma solução de automação de processos.

Quais os benefícios da padronização de processos?

Quando bem desenvolvida, a padronização pode diminuir a ambiguidade e o trabalho de adivinhação, garantir qualidade, aumentar a produtividade e aumentar a moral dos funcionários. Alguns benefícios da padronização são os seguintes:

Garante a qualidade

Se a falta de padronização significa mais ambiguidade, uma consequência inevitável disso será menos confiabilidade e pouca qualidade.

Isso ocorre porque nem todas as abordagens para uma determinada tarefa ou procedimento são criadas da mesma forma. De fato, há maneiras melhores e piores de atender o telefone, retirar informações importantes de um cliente e enviar atualizações de status para sua equipe.

Assim, a padronização pode ajudar a garantir a qualidade e minimizar as chances de detalhes cruciais serem negligenciados. Por exemplo, se você tiver um modelo para documentos de política e procedimento, você pode usá-lo para reduzir as chances de alguém omitir informações fundamentais.

Ao padronizar os processos que sua organização depende — e impor esses padrões — você estará garantindo resultados cada vez melhores.

Promove produtividade

Em linhas gerais, a padronização está associada ao desempenho mais enxuto e funcional, o que significa que sua organização pode cortar desperdícios e fazer mais com os recursos disponíveis.

A padronização promove a produtividade, eliminando a ineficiência. Isso é o resultado da eliminação da ambiguidade e do controle de qualidade: as tarefas são concluídas de forma mais eficiente, e há menos desafios de controle das atividades incompletas.

Outro benefício é a redução da concorrência insalubre e dos conflitos. Digamos que sua organização tenha três sistemas diferentes para acompanhar os fluxos de trabalho, cada um deles tem seu próprio eleitorado dentro da entidade. Com equipe e sistemas diferentes os conflitos são inevitáveis.

Mesmo que todos os sistemas sejam quase iguais em produtividade, tentar coordená-los em toda a sua organização provavelmente levará à concorrência e conflito entre os times diferentes.

Se todos aprenderem a mesma maneira de fazer as coisas, será mais fácil para as equipes trabalharem juntas. Isso significa mais produtividade em virtude da sinergia, e menos tempo desperdiçado tentando se comunicar através de lacunas na compreensão e na prática.

Padronização é bom para a moral dos funcionários

O mais importante a ser lembrado sobre padronização e moral dos funcionários é que a padronização ajudará os funcionários a sentir uma sensação de realização e orgulho.

A padronização não deve significar monotonia e falta de criatividade, mas padrões que qualquer um pode dominar e se orgulhar de aprimorar.

Se os processos são regidos por métodos que ensinam os colaboradores a fazerem um trabalho eficiente e de alta qualidade, as equipes se tornam mais propensas a terem orgulho do seu ofício.

Ao invés de incerteza e ineficiência, é provável que o resultado seja uma melhora da moral de todos. Se o processo padronizado for eficiente, evitar frustrações desnecessárias e orientar as pessoas a alcançarem algo significativo e valioso, todo mundo terá motivos para se orgulhar do trabalho.

Como fazer a padronização de processos?

A padronização de processos de negócios visa unificar os procedimentos em organizações que utilizam diferentes práticas para fazer o mesmo processo.

Documentação dos procedimentos

Não importa o quão padronizado seja o seu negócio se apenas uma pessoa conhece o processo. Isso é um problema comum para pequenas empresas, onde há apenas alguns funcionários. 

Comece anotando as etapas para entregar cada produto e serviço que você fornece, e para cada um dos processos que seu negócio executa com frequência.

Isso estabelece seu fluxo de trabalho para cada uma dessas operações de negócios. Apenas o ato de escrever os passos começarão a ajudá-lo a identificar ineficiências ou redundâncias nesses processos. 

Você está inserindo informações de clientes duas vezes? Está imprimindo e enviando documentos que poderiam ser compartilhados eletronicamente?

À medida que começa a identificar ineficiências, a tecnologia pode potencialmente ser uma solução para simplificar e automatizar. Mas tudo começa quando você tem seus processos documentados.

Depois de mapear seus fluxos de trabalho, ficará claro onde você precisa de um humano — e onde você não precisa. Agora que você tem seus procedimentos ideais mapeados, pode iniciar o caminho de otimização para impulsionar ainda mais sua capacidade de dimensionamento.

Automação das tarefas

Sempre que possível, automatize suas tarefas repetitivas e de baixo valor. Uma vez que você tenha um fluxo de trabalho padrão mapeado, é muito mais fácil identificar o que precisa de melhorias ou potencialmente uma solução tecnológica

Para isso, use a automação de processos, como:

  • coletar documentos de clientes;
  • pagar contas, agendar compromissos;
  • fazer pagamentos;
  • gerenciar projetos;
  • enviar e-mails de lembrete. 

Dessa forma, você evitará a sobrecarga de aplicativos começando com um roteiro claro de fluxo de trabalho, oriundo da padronização de processos.

Após essas medidas, uma organização pode alcançar uma base sólida, sobre a qual pode fazer melhorias contínuas. Contar com um parceiro faz toda a diferença. A Biti9 ajudará sua empresa a conquistar o aumento da produtividade, a melhoria da qualidade e a redução dos custos.

Se você quer saber mais sobre como escalar o seu negócio, assine a newsletter e receba outros conteúdos como esse na sua caixa de entrada.