Como Office 365 pode auxiliar conectando equipes

É verdade que o sucesso das empresas se faz com times de alta performance, porém a tecnologia para localizar, treinar e reter talentos mudou bastante nos últimos tempos.

Os talentos e recursos estão espalhados pelo mundo, onde cada funcionário pode ter seu próprio conjunto de skills, atendendo às necessidades específicas da empresa e com locais de trabalho remotos, nesse ponto incluídos, desde os funcionários que trabalham à distância o tempo todo até aqueles que ficam viajando para se encontrar com clientes.

Uma pesquisa de 2015 da Gallup revela que 37% de todos os profissionais dos EUA já trabalharam à distância. Na mesma pesquisa, constataram que no ano passado esse número subiu para 43%.

Trabalhar à distância pode significar viajar, trabalhar em vários lugares ou ficar trocando de fuso horário. Não importa o local no qual se encontra, o colaborador ainda precisa ter acesso a informações e arquivos para trabalhar, e mais, muitos deles também precisam colaborar e interagir com a equipe como se não estivessem a quilômetros de distância. Para dar apoio a uma equipe diversificada de profissionais remotos, é preciso configurar uma infraestrutura técnica segura e adaptável.

Reconhecer os desafios gerados pela distância do escritório e dos colegas de trabalho é o primeiro passo para resolvê-los.

Todos os funcionários precisam ter acesso aos servidores e ferramentas da empresa para trabalhar, e os profissionais remotos não são exceção. Quando você configura um sistema em que cada membro da equipe recebe acesso às informações de que precisa, os profissionais remotos podem acessar arquivos em praticamente qualquer lugar. O armazenamento em nuvem é uma solução confiável para o desafio do acesso.

A capacidade de se comunicar com os colegas e receber atualizações pela Internet melhora consideravelmente o fluxo de trabalho do profissional remoto, onde, no mundo de hoje, a possibilidade de usar seu dispositivo de preferência significa mais produtividade, principalmente.

Como o Office 365 pode ajudar?

Abaixo vou listar algumas ferramentas e como elas podem auxiliar de forma na comunicação dessas equipes.

SharePoint

O SharePoint coloca a intranet na palma da mão dos funcionários remotos, permitindo a descoberta, o compartilhamento e a colaboração inteligente em conteúdo, usando os próprios dispositivos móveis. Os sites de equipe do SharePoint oferecem um jeito fácil e envolvente de gerenciar e colaborar em conteúdo na nuvem.

Skype

O Skype for Business permite que os membros da equipe trabalhem como se estivessem reunidos na mesma sala, mesmo que não estejam. Sessões colaborativas com a equipe, transmissões em grande escala, discagem usando o próprio telefone: o Skype for Business foi feito para atender às necessidades de reunião de todos os funcionários, estejam eles no mesmo local ou não.

OneDrive

Armazenar arquivos no OneDrive permite que seus funcionários remotos possam acessá-los de qualquer dispositivo e compartilhar ou dividir a autoria dos documentos com outras pessoas. Assim, os colaboradores estão sempre trabalhando na última versão do arquivo enquanto o OneDrive gerencia automaticamente o histórico de alterações.

OneNote

Habilitando ainda mais os funcionários a trabalhar do jeito que eles desejam, as anotações do OneNote, feitas com digitação, escrita à tinta, áudio e vídeo, ajudam os profissionais remotos a manter a organização e compartilhar anotações com colegas em tempo real enquanto se deslocam. Seja conectado à Internet no momento em que está trabalhando ou sincronizado mais tarde, em outro lugar, todo profissional pode acessar facilmente todas as pastas e os blocos de anotações em aberto do OneNote para depois colaborar com os demais conforme a necessidade sem precisar se preocupar com o compartilhamento da versão mais atualizada de cada bloco de anotações.

As necessidades e ferramentas variam conforme o trabalho que fazem esses profissionais, as preferências e o estilo de trabalho. E para deixá-los a postos para o sucesso, é importante oferecer ferramentas e infraestruturas que permitam que eles sejam os mais produtivos possíveis.

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Autor: Paulo Nobile (oespecialista@biti9.azurewebsites.net.br)