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A Gestão da Informação é um processo vital nas organizações de hoje. Além de produzirem grandes volumes de dados e demandarem procedimentos eficazes de segurança dados, as empresas podem usar o conhecimento para construir situações favoráveis à realização do plano de negócios.

Essas vantagens competitivas justificam o investimento em tecnologia da informação. Afinal, representam novas fontes de receita, criam oportunidades de reduzir custos operacionais, aumentam a produtividade e fortalecem a disputa da organização, entre outros benefícios possíveis.

A seguir, apresentamos o que é Gestão da Informação e como implementar esse conceito na sua empresa. Ao continuar a leitura, você estará mais preparado para construir vantagens competitivas. Não deixe de conferir!

O que é Gestão da Informação?

A Gestão da Informação é a organização da tecnologia, pessoas, recursos financeiros, processos e sistemas voltados a manter e utilizar dados. Com ela, é possível garantir a segurança dos dados, bem como nutrir o negócio com conhecimentos úteis para tomar decisões e resolver problemas.

No passado, essa gestão tinha um campo de atuação mais limitado. Isso porque, os dados eram difíceis de coletar, armazenar, avaliar e utilizar, criando-se barreiras de entrada para implementação dos conceitos pelas empresas.

Atualmente, inovações como a computação em nuvem, os softwares de gestão e o RPA tornaram as atividades mais econômicas e simples de serem realizadas. Na prática, organizações de todos os portes conseguem tirar proveito das informações produzidas no dia a dia, além de armazená-las com segurança e eficiência, garantindo a integridade dos dados.

Quais são as funções da Gestão da Informação?

As empresas variam a forma como a Gestão da Informação é introduzida nos organogramas, principalmente em razão do porte e segmento de negócio. Há organizações que criam cargos específicos na área, outras transferem as responsabilidades para uma posição que já existe e ainda há aqueles que estruturam departamentos ou seções inteiras destinadas ao tema.

Em todos os casos, algumas funções são mais comuns entre as responsabilidades de Gestão da Informação e vale a pena conhecê-las. Confira as principais.

Manter o desempenho de serviços

Os profissionais da área são responsáveis por tomar providências para garantir a qualidade dos serviços de TI. De certa forma, podemos traçar uma analogia com o setor financeiro: são serviços que precisam funcionar para que as demais áreas tenham os recursos — tecnológicos e financeiros, respectivamente — para atingirem seus objetivos.

Dar suporte aos processos organizacionais

Cabe a Gestão da Informação alimentar os processos da empresa com os dados necessários para tocar as atividades. Cadastros de clientes, indicadores de desempenho, fichas técnicas de produtos, níveis de estoque e controle de contas são apenas alguns dos inúmeros exemplos de dados consultados pelos departamentos no dia a dia.

Subsidiar a tomada de decisão

Uma função em crescimento é o papel de fornecer as informações necessárias para embasar as decisões dos gestores. A ideia é aproximar as decisões da realidade da empresa, em vez de basear as escolhas apenas em intuição e aconselhamentos, que passam a complementar os dados.

Garantir a segurança de dados

As funções também incluem a segurança dos dados. Trata-se de uma atividade fundamental para proteger informações privadas e atender às exigências legais, que se tornaram mais rigorosas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Promover a transformação digital da empresa

Por fim, a Gestão da Informação faz parte do processo de digitalização da empresa. Quando substituímos processos manuais e analógicos por tecnologias de ponta, avançamos para adaptar nossas organizações aos dias atuais.

Qual é a importância da Gestão da Informação?

A importância da Gestão da Informação está ligada ao desenvolvimento do capital intelectual das organizações. Usamos os dados e produzimos conhecimento para promover melhorias nos ativos que, embora não sejam materiais, fazem a diferença no mundo de hoje:

  • capital relacional: marca, credibilidade, relação com os clientes;
  • capital estrutural: cultura, processos, sistemas, métodos de trabalho;
  • capital humano: conhecimentos, habilidades, experiência, atitudes dos colaboradores.

Em primeiro lugar, a Gestão da Informação nos ajuda a identificar gaps que precisam ser superados. Com dados, sabemos o que funciona e o que não funciona nos processos da empresa, sendo possível levantar melhorias.

Além disso, o conhecimento pode representar oportunidades. Um exemplo simples é identificar uma demanda e criar um produto a partir das informações coletadas dos nossos clientes. No entanto, podemos verificar diversos outros ganhos. Veja alguns benefícios de realizar uma Gestão da Informação eficiente.

Aumento da produtividade

A produtividade aumenta tanto pela nossa capacidade de entender quais são as necessidades de melhoria dos processos, como pelos colaboradores terem uma comunicação mais eficiente com as informações disponíveis.

Ter visibilidade de processos

Também conseguimos enxergar o que está acontecendo na empresa, como tarefas, projetos e processos em andamento. Inclusive, esse é um dos motivos para buscar a automação de processos em atividades financeiras, contábeis, RH e afins.

Contar com informações certeiras

As ferramentas de análise de dados combinam conceitos de metodologia científica, estatística e tecnologia da informação para entregar dados confiáveis para os gestores. Consequentemente, as decisões e planos serão mais aderentes à realidade da empresa.

Construir vantagens competitivas

Com a Gestão da Informação, portanto, construímos uma série de vantagens competitivas relacionadas ao capital intelectual. Não à toa, podemos buscar meios de reduzir custos, criar fontes de receita e otimizar a produção.

Além disso, existem técnicas de gestão que se utilizam dos dados com o propósito de criar vantagens competitivas:

  • business intelligence (BI): aplica as informações como base para gerar oportunidades de negócio;
  • benchmarking: usa dados com intuito de entender modelos de sucesso e analisar as práticas da empresa, fixando metas de melhoria;
  • mineração de dados: identifica padrões e tendências em grandes volumes de dados, que servem para tomar decisões e construir vantagens.

Vale ressaltar que os avanços da inteligência artificial (IA) tornam as possibilidades de trabalhar com grandes volumes de dados ainda mais promissoras. Com ferramentas de automação, conseguimos aplicar análises complexas em grande escala, o que torna as informações e resultados mais confiáveis, porque aumentamos as amostragens e variáveis cobertas.

Como fazer uma Gestão da Informação eficiente?

A Gestão da Informação pode ser implementada em conjunto com a digitalização da empresa, visto que faz parte desse processo de transformação. Como dica para acelerar essas mudanças, indicamos os seguintes pontos-chave.

Consciência da mudança

Precisamos entender a necessidade de adaptação e acompanhar as tendências de Gestão da Informação. Além disso, é importante vender a transformação digital para a alta gestão, pois o patrocínio dos administradores agiliza a mudança.

Investimento em tecnologia

A empresa deve investir em capacidade de armazenamento de dados, análise de informações e automação de processos. Uma boa maneira de fazer isso é apostar na computação em nuvem, que dá acesso à tecnologia como um serviço digital, em vez de exigir a aquisição de hardwares robustos pela empresa.

Orientação externa

Buscar o know-how também é outro passo importante. O auxílio de organizações especializadas em transformação digital ajuda empresas a entenderem as próprias necessidades e prioridades, investindo nos recursos mais adequados para a realidade. Logo, otimiza-se o custo-benefício das soluções.

Qualificação dos colaboradores

Os colaboradores precisam receber os treinamentos necessários de modo a tirar o máximo de proveito das novas tecnologias. Ademais, é importante considerar a digitalização como uma mudança cultural, e a qualificação ajuda a reforçar a relevância das mudanças.

Roadmap bem-definido

Por fim, a empresa deve estruturar um passo a passo com metas claras sobre o processo de transformação. A questão-chave é transformar uma organização ou um departamento na totalidade, em vez de focar apenas em ações isoladas.

Sendo assim, a Gestão da Informação estará inserida em uma estratégia de digitalização. Portanto, a organização estará mais próxima de alcançar o nível de maturidade desejado e construir as vantagens competitivas que vão garantir o crescimento e a continuidade dos negócios.

Para conhecer o processo de transformação mais a fundo, confira o artigo “Entenda o que é a gestão eletrônica de documentos (GED) e como implementar em seu negócio!” e complemente sua leitura!