Implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos (ou apenas GED) é o mesmo que transformar sua empresa em um negócio paperless (sem papel). As vantagens são inúmeras!

É bem comum que os documentos de uma companhia passem por diferentes departamentos no decorrer das operações. Muitos deles estão em versão física, o que aumenta ainda mais os esforços na hora da organização. Para isso, a gestão eletrônica de documentos (GED) é uma sistemática eficaz e muito prática para solucionar os problemas de arquivamento.

Estamos falando de um software de gestão eletrônica de documentos que promove a automatização de processos, economizando recursos e tempo. Resumindo, com a implementação dessa solução na empresa, você tem a possibilidade de gerir todos documentos de maneira centralizada, mantendo-os confiáveis e bem armazenados para consulta.

Ficou curioso e quer saber mais sobre esse sistema? Então continue acompanhando o texto e saiba como implementá-lo no seu negócio. Boa leitura!

O que é a gestão eletrônica de documentos (GED)?

Esse é um sistema que busca gerir e armazenar arquivos a partir de um software específico. Ou seja, trata-se de uma solução que faz a transferência dos documentos do papel para o formato digital.

O GED foi desenvolvido para agilizar e simplificar a organização dos arquivos importantes dentro de uma empresa. Dessa forma, todas as informações são integradas em um único sistema, o que acaba otimizando o funcionamento da empresa como um todo.

Além do quesito ordenamento, a partir de um sistema GED, os dados são guardados de forma totalmente eficiente e segura. Todos os acessos podem ser monitorados, e isso obviamente gera um diferencial competitivo muito relevante para as empresas.

Para que tipo de empresa é indicada?

Essa tecnologia já é bem comum no meio empresarial. Mas é sempre importante relembrar o uso dessa ferramenta e para quais negócios é indicada. Para tanto, podemos afirmar que a melhor resposta seria: todos os tipos de negócio.

Até porque o software GED pode ser implementado em diversos setores e tipos de empresas. Então, em vez de selecionarmos determinados setores nos quais o sistema GED pode ser utilizado, o foco aqui vai ser nas características comuns entre as organizações nas quais o uso dessa tecnologia é ainda mais necessária. Veja!

  • Para as organizações que se preocupam com a segurança da informação: o software GED faz a digitalização de arquivos e os protege com níveis de acesso que só podem ser atingidos com autorização do topo. Desse modo, é possível definir quem pode ver o que, evitando o extravio ou roubo dos documentos.
  • Para empresas que possuem pouca verba e espaço: os problemas de falta de espaço físico para armazenar os inúmeros arquivos são eliminados – afinal, tudo que precisa para fazer o negócio funcionar vai ficar armazenado digitalmente.
  • Para empreendimentos que armazenam muitos documentos: geralmente, as maiores beneficiadas em utilizar essa tecnologia são as empresas que lidam com uma grande quantidade de documentos.
  • Para empresas que precisam de acesso remoto às suas informações: o GED acompanha você 24h em smarphones e tablets, com aplicativos adaptados e dedicados para essas telas.

Quais são os benefícios de implementar a gestão eletrônica de documentos (GED)?

Veja, a seguir, algumas das principais vantagens do sistema GED!

Redução de custos

Muito além da organização de arquivos, um sistema GED contribui para redução de custos do seu negócio – afinal, você vai economizar gastos com pastas, papel, manutenção ou aluguel da sala de arquivo e ainda com recuperação de dados perdidos com o passar do tempo.

Segurança

Apenas uma gestão eficiente dos seus arquivos pode evitar os riscos de extravio, perda ou fraude nos dados. Por isso, se você deseja armazenar as informações da sua empresa com mais segurança, é fundamental investir em um sistema GED.

Aumento da produtividade

Esse sistema permite um acesso integrado e rápido às informações do negócio, o que favorece diretamente na produtividade dos funcionários para a realização de suas atividades. Com todas as informações ao alcance das mãos, passa a ser bem mais fácil fazer tarefas do dia a dia de modo eficiente e mais ágil.

Como implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED)?

Antes de tudo, alguns cuidados devem ser tomados. Por exemplo, os documentos da empresa que ainda não foram escaneados precisam ser preparados e limpos antes da digitalização. Aqueles que forem obsoletos ou não tiverem função podem ser descartados nessa fase, a fim de evitar trabalhos desnecessários.

Quanto aos documentos que já estão presentes em formato digital, é necessário catalogá-los para definir o departamento ao qual pertencem e o tema a que se referem, se apresentam algum problema técnico ou se não estão corrompidos. Além disso, é preciso fazer o backup dos documentos para que nada seja perdido.

Confira, a seguir, o passo a passo para implementar o sistema GED na sua empresa!

Planeje

Muitas tarefas e análises relevantes vão chegar com o GED. Elas precisam ser realizadas com atenção e muito cuidado. Por isso, o mais indicado é fazer um planejamento de atividades. Fazendo isso, você vai conseguir definir quanto tempo vai levar para ser o mais novo negócio em ambiente paperless, além de poder assegurar que seu objetivo não vai se perder.

Categorize os documentos

Não basta cadastrar os arquivos no sistema, é necessário conferir a eles a devida organização. Para isso, é imprescindível que todos os dados inseridos sejam catalogados de forma inteligível para que possam ser localizados de maneira rápida quando forem procurados.

Controle o acesso

Há documentos de todo tipo, desde os que são rotineiros, que ficam na mesa dos colaboradores durante dias, até os arquivos cujo conteúdo é completamente confidencial. Por isso, é necessário que haja perfis de acesso para cada modelo de arquivo.

Por exemplo, o sistema GED deve viabilizar o acesso aos dados financeiros, estratégicos e similares aos gestores, assim como restringir a consulta a esses dados por parte de terceiros.

Envolva a equipe

A adoção de um sistema de gestão de documentos vai impactar praticamente todos os setores de uma corporação. Portanto, é fundamental envolver todas as equipes desde o início do processo de adesão ao sistema: eles podem fornecer insights essenciais para organizar os novos fluxos de acesso aos arquivos.

Estabeleça prazos

É importante definir as datas a respeito da digitalização de arquivos. No início, vai ser uma grande quantidade de documentos que será digitalizada. Por isso, nesse momento, é fundamental avaliar o que realmente deve passar pela digitalização.

Contrate uma empresa especializada

É preciso destacar que a contratação de uma empresa especializada na hora de implementar soluções de gestão eletrônica de documentos é um ótimo e necessário investimento. Dessa forma, seu negócio vai evitar o desperdício de um tempo precioso e os esforços em uma implementação malsucedida.

Saiba que, no mundo dos negócios, boas intenções não bastam. É necessário ter as habilidades, as competências e os conhecimentos corretos para promover ações que sejam realmente assertivas. Então, deixar de contar com uma empresa especializada pode sair bem mais caro. Infelizmente, esse tem sido um padrão de comportamento bastante comum em organizações que desejam diminuir os custos sem o planejamento adequado.

A BITi9 pode ajudar você na implementação do sistema de gestão eletrônica de documentos. Com ela, você vai reduzir custos, otimizar processos e ganhar em produtividade com mais confiabilidade e segurança. Trata-se de uma empresa constantemente atualizada, que traz para seu negócio as tecnologias mais confiáveis e modernas.

Ficou interessado e quer implementar um sistema GED na sua empresa para aproveitar todas essas vantagens? Então, não perca mais tempo e entre em contato conosco agora mesmo!

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