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Assim como os robôs automatizam tarefas manuais, RPA (Robotic Process Automation) e IA tornam possível a automação de tarefas intelectuais. Tais ferramentas podem interagir com o seu sistema de RH e processar automaticamente a folha de pagamentos.

Usando-as, esse processo não somente é possível, como também efetivo, pois gera maior eficiência e reduz custos. A seguir vamos apresentar as diferenças entre as duas tecnologias e as vantagens de utilizá-las.

Quer entender melhor o que é um RPA, quais são suas possibilidades e como aplicá-las na empresa?

Continue a leitura!

Por que RPA e IA são conhecidos como softwares robôs?

Para definir o que é um RPA e quais são suas diferenças em relação à complexa Inteligência Artificial, começaremos fazendo um paralelo com outra ferramenta comum do mundo físico: os robôs.

Desde que matemáticos começaram a programar computadores, o objetivo sempre foi de que as máquinas fizessem alguns trabalhos por nós. Ao delegar tarefas a elas, obtemos melhorias em relação à velocidade de execução e, ao mesmo tempo, redução de erros.

Isso ocorre porque os robôs são máquinas capazes de executar trabalhos repetitivos com grande precisão. Seus principais usos se dão na indústria, em que tarefas pesadas ou insalubres ganham maior eficiência quando são conduzidas por robôs.

Do que se trata a IA?

Inteligência Artificial é a área que estuda como tornar computadores mais autônomos e capazes de tomar decisões relevantes. O setor também procura simular artificialmente o processo de pensamento e aprendizagem do ser humano.

Hoje em dia, as aplicações de IA são inúmeras. Ela atua desde softwares de reconhecimento de voz até a visão computacional, sendo utilizada nas mais diversas áreas, como medicina, esportes e indústria.

Por se tratar de uma área com alta complexidade, profissionais que trabalham com IA precisam ter um conhecimento bastante avançado. Em virtude dessa característica, se tornam mais difíceis de serem encontrados, caros de se contratar e difíceis de repor.

O que é um RPA?

RPA é uma sigla para Robotic Process Automation, que significa automação robótica de processos em português. Trata-se de um tipo de software utilizado para executar tarefas repetitivas no lugar de humanos.

O RPA é uma aplicação que visa automatizar processos e reduzir a interferência humana (em comparação com as estratégias tradicionais de automação). Basta treinar o sistema e ele poderá assumir as tarefas repetitivas de funcionários.

Uma vez que os humanos não vão perder tempo com atividades repetitivas, poderão focar no que fazem de melhor e beneficiar ativamente a empresa. Outra vantagem é a redução de erros manuais, como falhas de cálculo e digitação.

Ao contrário da IA, um RPA pode ser treinado por funcionários comuns, sem nenhum conhecimento de programação. Portanto, essa alternativa se torna bem mais barata de ser implementada e mantida.

Como cada opção funciona?

Aplicações dotadas de Inteligência Artificial são, geralmente, capazes de aprender e ir além de funções específicas. Com isso, têm condições de se preparar para o inesperado, fazendo uso de uma quantidade imensa de dados e cálculos robustos para chegar aos resultados.

Já uma aplicação RPA pode ser configurada por funcionários comuns. Ela é utilizada como “aprendiz” dos funcionários e, depois de submetida a um treinamento, pode executar funções específicas.

A principal diferença entre as duas tecnologias é que os sistemas de RPA são treinados para se especializarem em determinadas tarefas (e não para decisões complexas). Já os de IA podem até prever o futuro!

Quais são as vantagens dessas aplicações?

Em ambos os casos, seja uma aplicação de IA ou RPA, a adoção tem como consequência a redução de custos e erros humanos. Também é possível obter uma maior velocidade na execução de processos.

A Inteligência Artificial pode, ainda, auxiliar na fidelização dos clientes, atuando na predição das preferências de compra. Assim, ela vai sugerir itens relevantes para o consumidor no fechamento de uma compra.

Em relação ao RPA, é bem fácil integrá-lo aos sistemas existentes, já que dispensa uma reprogramação. Também vale ressaltar que robôs fornecem maior segurança quando lidam com informações sensíveis dos clientes.

Para que você entenda melhor, preparamos dois exemplos sobre a aplicação do RPA. O primeiro diz respeito ao departamento de RH: os robôs podem reduzir as possíveis ocorrências de problemas com relação a folhas de pagamentos e contratos.

Já no setor de atendimento, um software altamente treinado oferece um suporte mais rápido e eficiente. Ele pode emitir uma segunda via de boleto na hora, sem que o cliente precise falar com um funcionário humano.

Como implementá-los em conjunto?

Primeiramente, é necessário um estudo dos processos repetitivos de uma empresa e dos índices de produtividade atuais. Uma vez conhecidas essas informações, é possível procurar uma solução que otimize tais valores.

Encontrada a solução, ela deve ser programada para interagir com os sistemas existentes. No mercado, já há muitos RPAs prontos para cada situação (basta escolher o correto).

Então, deve-se iniciar a fase de treinamento do robô. Isso ocorre com base no mapeamento dos passos e das regras a serem seguidas. Assim, ele pode manipular a interface do usuário da mesma forma que um funcionário faria.

Com uma aplicação RPA existente, é possível torná-la mais autônoma e preparada para aprender ao mesclá-la com soluções de ciência de dados e estatística da Inteligência Artificial. Como resultado, seus processos se tornarão cada vez mais eficientes.

Por que investir em RPA?

Quer saber se realmente vale a pena implantar o RPA? Acompanhe os tópicos a seguir!

Fácil implementação

Como dito, um sistema de RPA é mais simples de implementar do que métodos de automação tradicionais. Por isso, ele atinge resultados mais efetivos mesmo tendo uma manutenção menos custosa (por conta da flexibilidade).

Esses três benefícios existem devido ao fato de que um RPA é capaz de interagir com as aplicações já existentes como se fosse um funcionário. Ele vai abrir as telas dos sistemas existentes, preencher formulários e clicar em botões.

Assim, o uso da ferramenta automatiza seus processos sem precisar que sejam feitas alterações no código dos sistemas. Por isso, trata-se de uma solução bem mais econômica do que os métodos tradicionais!

Mais eficiência e agilidade nas atividades

Após entendermos o que é um RPA, percebemos sua capacidade de executar as tarefas de um modo otimizado. Comparado a métodos tradicionais, ele é mais eficiente — isso acontece porque suas características garantem um menor tempo para execução.

Quando assume seus processos manuais, o RPA os executa em uma velocidade bem maior do que a de um funcionário humano. Por isso, seus processos se tornam mais rápidos e, principalmente, livres de erros de digitação ou causados por perda de concentração.

Escalabilidade e redução de erros

Outra grande vantagem do uso de RPAs é a escalabilidade. Não importa se a empresa terá dez vezes mais funcionários daqui um ano: o sistema será capaz de processar sua folha do mesmo jeito.

Vale citar que ela pode ser contratada como um serviço por assinatura. Assim toda a infraestrutura necessária ficará sob responsabilidade da empresa contratada.

Como ele dispensa alterações nos softwares existentes, um RPA garante que as coisas continuem funcionando exatamente como antes. Não há surpresas ou riscos de surgirem novos erros — preocupação comum quando são feitas modificações em sistemas que já existem.

Por se tratar de um processo automatizado, o RPA sempre executa as tarefas da mesma maneira. Assim, não há fatores externos que possam tirar sua concentração ou fazê-lo cometer erros. A redução de falhas e retrabalhos significa economia de recursos e melhorias nos processos.

Ferramentas de automação são imprescindíveis para quem deseja impulsionar os negócios, reduzir custos e otimizar os processos de trabalho.

Agora que você já sabe o que é um RPA e suas vantagens em relação às ferramentas de IA, compartilhe nosso artigo em suas redes sociais!