Atualmente, é possível perceber uma relação muito forte entre a evolução tecnológica e a gestão de projetos. Afinal, assim que a demanda por produtos digitais aumentou, as empresas começaram a encontrar recursos tecnológicos capazes de eliminar erros, diminuir retrabalho, aumentar a eficiência e gerar resultados mais consistentes.
Para alcançar esses benefícios, contudo, é importante escolher as ferramentas certas para cada tipo de negócio. Isso, por sua vez, requer uma compreensão ampla acerca das inovações na área de projetos e de suas particularidades. Neste artigo, ajudaremos a esclarecer esse assunto. Confira!
Quais os efeitos da evolução tecnológica na gestão de projetos?
Antigamente, gestores de TI enfrentavam uma série de problemas com seus processos e operações. Os prazos eram mal definidos, e os resultados sempre atrasavam. Os clientes nunca ficavam satisfeitos e felizes com os produtos, pois o desenvolvimento não conseguia atender às suas necessidades.
As metodologias eram rígidas, o que gerava erros que eram acumulados e não eram solucionados a tempo. Existia falta de foco e de controle dos recursos e do pessoal.
No entanto, a tecnologia evoluiu, e diversas ferramentas para gerenciar melhor os projetos surgiram. Atualmente, auxiliam no controle e organização, registro de atividades e análise de dados. Além disso, oferecem automação de tarefas de grande volume.
Com elas, as empresas podem focar aspectos importantes para otimização dos resultados, como colaboração, criatividade e planejamento. Esses sistemas permitem maior organização e divisão de papéis, bem como uma compreensão mais profunda dos problemas.
Nesse novo mundo, a tecnologia está em diversos dispositivos e permite que haja acesso a qualquer lugar, em qualquer momento, o que impacta positivamente os negócios.
Ou seja, a evolução tecnológica ajudou a solucionar os principais problemas da gestão, com um foco maior na comunicação entre membros e em inovar a maneira como as equipes encaram os transtornos e processos de criação. O operacional sofreu mudança, mas também a cultura dos líderes e membros.
Quais as vantagens de softwares de gestão de projetos?
Uma das formas de garantir o que mencionamos no primeiro tópico é o uso de um software de gestão de projetos. Vamos agora aprofundar as vantagens desse tipo de aplicação.
Produtividade
O principal aspecto é a produtividade. Softwares de gerenciamento ajudam no aumento da capacidade de produção, pois geram eficiência e organização no ambiente de trabalho. Ao concentrar dados e permitir a visualização de todos, é possível garantir agilidade no desenvolvimento de produtos e redução de gargalos operacionais.
Assim, os principais desafios são atenuados. Os sistemas fornecem automação para lidar com tarefas repetitivas, o que libera os colaboradores para funções estratégicas e criativas. Também coletam dados e organizam informações relevantes a fim de gerar inteligência para a gestão: indicadores, métricas e relatórios funcionam como conselheiros para as escolhas diárias.
Desse modo, é possível lidar com demandas maiores de uma maneira mais clara e transparente, com controle de prazos e eficiência. A equipe se torna capaz de fazer mais com os mesmos recursos e com a garantia da mesma qualidade e consistência.
Redução de custos e erros
Sistemas de gestão também são cruciais para diminuir os custos com a produção. Afinal, se há mais organização e eficiência, há menos consumo de recursos e eliminação de despesas desnecessárias, o que garante economia no balanço financeiro.
Outra implicação é a redução de erros, fator que impacta na diminuição de gastos. Se a empresa erra menos, não precisa repetir atividades para reparar falhas e pode seguir com o planejamento. Cada membro sabe bem o que fazer e como se comportar em cada etapa.
Integração
Outra vantagem desses sistemas é a capacidade de integração com outras aplicações da empresa e outros setores. Essa comunicação facilita o dia a dia e soluciona diversos problemas de ineficiência e erros. É possível também integrar melhor a equipe e assegurar que todos estejam alinhados com o objetivo.
Padronização e previsibilidade
Da mesma forma, é possível alcançar um nível maior de padronização de processos, o que gera maior previsibilidade e controle. A gestão consegue dimensionar corretamente os custos e esforços de cada etapa e tomar decisões com base nisso.
A implicação desse fator é uma administração mais segura e eficiente dos recursos, sem transtornos inesperados. Desse modo, dá para manter prazos e assegurar satisfação dos clientes.
Competitividade
Todos esses fatores se unem para agregar maior credibilidade e autoridade ao nome da marca. No mercado, isso é sinônimo de maior competitividade. Se a companhia apresenta melhores resultados, consegue conquistar mais clientes e alcança facilmente retorno sobre os investimentos em tecnologia.
Como escolher um sistema de gestão?
Já vimos como a tecnologia impacta o gerenciamento de projetos e quais são as vantagens reais para o negócio. Para aplicar isso é preciso, no entanto, buscar as ferramentas ideais. Então, como escolher um software de gestão? Quais fatores são relevantes para selecionar uma entre várias opções?
Primeiramente, é necessário levantar um fator crucial: alinhamento com as necessidades. Cada organização tem seus problemas e precisa de soluções específicas para administrá-los. Por isso, é importante saber quais são esses pontos e como uma aplicação poderá auxiliar. Ou seja, tudo começa com um estudo das dores internas do dia a dia.
Em seguida, a companhia pode considerar alguns fatores globais que orientam as escolhas. Um deles é a mobilidade, um pilar fundamental para o mundo moderno. Um bom sistema deve ser acessível em qualquer dispositivo para estar disponível em qualquer momento. Dessa forma, é possível ser produtivo ao máximo e aproveitar os benefícios citados anteriormente.
A segurança é outro ponto que deve ser analisado. Os sistemas de gestão de projetos devem apresentar mecanismos e estratégias robustas para proteger dados e prevenir problemas no desenvolvimento. Para otimizar isso, é importante procurar uma ferramenta que esteja sempre disponível, com uma boa qualidade e que permita controle e monitoramento de quem acessa as informações.
Outros fatores são a escalabilidade e suporte à computação em nuvem. Esses conceitos estão em voga ultimamente, pois atendem muito bem às necessidades de crescimento seguro e planejado das empresas. É preciso contar com uma ferramenta dinâmica que ofereça segurança, mas que também seja expansível. Os custos devem ser moderados e fáceis de gerenciar.
Como vimos, a evolução tecnológica aperfeiçoou a gestão de projetos. Assim, a atualidade permite que equipes de TI trabalhem com um alto nível de organização, com suporte à criatividade e transparência. Vale reforçar que as companhias devem sempre aplicar tecnologias para estimular um ambiente colaborativo, com agilidade e precisão para os processos.
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