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Ter um negócio escalável é fundamental para quem deseja crescer e ampliar o faturamento, mas muitas empresas têm dúvidas sobre como concretizar esse conceito. Afinal, o que precisamos fazer para alavancar o empreendimento sem isso representar aumento de despesas?

A escalabilidade cria as condições para expandir a produtividade, vendas e receitas, mantendo os custos restritos. Isto é, independentemente da demanda, o empreendimento consegue se adaptar, e as despesas não sobem de maneira proporcional ao crescimento da organização.

Você entenderá o que é escalabilidade e quais são as 6 melhores práticas para colocar esse conceito no seu negócio a seguir. Continue a leitura!

O que é escalabilidade?

The Personal MBA, best-seller de Josh Kaufman, traz uma definição clara do conceito de escalabilidade:

A escalabilidade é a capacidade de duplicar ou multiplicar confiavelmente um processo à medida que o volume aumenta. A escalabilidade determina o seu volume potencial máximo. Quanto mais fácil for duplicar ou multiplicar o valor proporcionado, mais escalável (ou expansível) é o negócio.

Um professor que dá aulas presenciais tem uma atividade que não é escalável. Há tempo restrito de horas no dia e energia disponível para prestar o serviço, e ele pode assumir apenas uma turma por horário.

Já um docente da educação a distância conta com a escalabilidade. É possível multiplicar o conteúdo para quantos alunos estiverem interessados com pouco ou nenhum custo adicional, facilitando o crescimento do negócio.

Em geral, os produtos são mais escaláveis que os serviços. Como os serviços têm uma dependência maior de pessoas, é preciso aumentar as contratações ou realizar horas extras para acompanhar o volume de demandas. Logo, as despesas consomem uma fatia considerável do crescimento.

Por outro lado, os produtos e serviços digitais levam vantagem, pois a tecnologia permite a replicação máxima, com mínimo ou nenhum custo. Não à toa, grande parte do trabalho de transformar um negócio em atividade escalável envolve o uso da tecnologia da informação nos processos e atividades.

Quais são os benefícios de um negócio escalável?

A escalabilidade proporciona ótimas relações de valor. É possível maximizar produtividade, receita, vendas e minimizar custos, tempo e energia nos processos. Veja a seguir as principais vantagens de implementar esse conceito.

Reduzir custos

Toda atividade escalável se caracteriza por restringir os custos mesmo diante do aumento da demanda. Nem sempre isso implica em custo adicional zero, mas sempre haverá uma relação desproporcional, em que a despesa é significativamente menor que o ganho de produtividade ou faturamento.

Um exemplo simples é o armazenamento de dados na nuvem. Pode ser necessário adquirir um plano mais robusto caso a demanda pelo serviço aumente. Porém, a diferença de custo nem se compara à despesa de adquirir servidores, pagar licenças e outras medidas que seriam necessárias para fazer o armazenamento na própria organização.

Melhorar a produtividade e lucratividade

A escalabilidade torna o negócio mais produtivo e lucrativo. Imagine um gráfico em que uma linha representa as entradas e outra, as saídas do processo. No negócio escalável, o aumento da demanda leva a um cenário em que a linha das entradas para de subir em certo ponto, enquanto as saídas continuam a crescer de modo indeterminado.

Uma solução de Robotic Process Automation (RPA) frequentemente funciona com um valor fixo por horas de trabalho, por exemplo. Assim, se 1.000 tarefas entregues compensam o custo, e a solução entrega 2.000 no período, o excedente seria livre de despesas adicionais. Daí o negócio escalável ser mais benéfico que operações em que todo aumento de demanda causa despesas extras.

Preservar a qualidade dos produtos, serviços e processos

O negócio escalável tem a confiabilidade da multiplicação das entregas como premissa. Nesse modelo, o aumento da produção não precisa vir acompanhado da depreciação da qualidade do produto, serviço ou processo. Logo, é possível crescer com as partes interessadas satisfeitas com as entregas.

Ser ágil e flexível

A agilidade e flexibilidade são igualmente características do modelo escalável. As atividades costumam ser elásticas, retraindo-se ou expandindo-se à medida que o volume de demanda modifica. Logo, a empresa responde a diferentes momentos e situações de negócio, o que é fundamental diante da incerteza que caracteriza o mundo atualmente.

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Como implementar a escalabilidade no negócio?

A escalabilidade pode ser implementada com a atualização de sistemas, infraestrutura, processos, práticas já existentes ou com a expansão desses elementos. Confira agora 6 dicas para tirar o conceito do papel!

1. Desenvolva o sistema de trabalho com automação

O ponto de partida é lidar com o gargalo das tarefas repetitivas. As atividades com esse perfil têm uma demanda escalável, como: 

  • cadastrar pedidos;
  • emitir notas fiscais;
  • identificar pagamentos;
  • buscar palavras-chave em currículo. 

Porém, o sistema de trabalho adotado frequentemente não é escalável, por exemplo, o manual.

A consequência é que, à medida que a demanda cresce, a operação exige mais pessoas e despesas, além de se tornar lenta e burocrática. Por isso, a automação de processos é fundamental, pois a tecnologia cria um sistema escalável para lidar com atividades igualmente escaláveis. Portanto, solucionar a defasagem entre a produtividade e esforço exigido da empresa.

Você pode começar, por exemplo, usando o RPA nas tarefas administrativas e rotinas financeiras.

2. Contrate a tecnologia como serviço

O Software as Service (SaaS) é um conceito relevante para tornar seu negócio escalável. Com esse modelo característico da computação em nuvem, a tecnologia se transforma em um serviço digital, geralmente, por assinatura de planos ou mensalidades.

Assim, o processamento e armazenamento de dados fica a cargo do fornecedor, enquanto a empresa usa a solução com uma infraestrutura de TI mais simples, com aplicativos de celular ou plataformas.

3. Acompanhe o mercado

O benchmarking também é um caminho para encontrar boas práticas e modelos de modo a tornar o negócio escalável. Avalie o que organizações, dentro ou fora do seu segmento, fazem para lidar com desafios similares aos seus.

Depois, compare os modelos de sucesso com as práticas internas, identificando o gap entre suas atividades e as melhores práticas.

Por fim, defina metas para se aproximar gradativamente das referências de mercado, criando planos de ação para promover mudanças internas.

4. Adote planos de ação emergenciais

A empresa também pode adotar planos de ação emergenciais, tendo protocolos definidos para lidar com situações de aumento da demanda. Contratar profissionais temporários, ter um banco de horas bem estruturado, contar com parceiros em tecnologia que permitam a expansão dos serviços são alguns exemplos do que pode integrar esses projetos.

5. Desenvolva uma estratégia de expansão

O crescimento da empresa deve ser planejado para que, à medida que ocorrem os aumentos de demanda, exista uma resposta para lidar com a situação. A visão de longo prazo deve pensar como o modelo de negócios vai se transformar para continuar válido diante do crescimento, por exemplo:

  • entrada de sócios;
  • modelo de franquias;
  • busca por investidores;
  • implementação do marketplace;
  • transformação de serviço em um produto digital.

Ter uma estratégia que pensa o crescimento com escalabilidade será importante para balizar as decisões e avaliar se a empresa está no caminho certo.

6. Mensure os resultados

Crie uma rotina de avaliar os resultados, adaptando planos e medidas conforme os desafios, oportunidades, erros e acertos. Como os cenários são incertos e mudam rapidamente, os planos podem perder validade se não forem atualizados para acompanhar as transformações.

Com essas práticas, você conta com um conjunto de medidas para deixar o negócio escalável, transformando a gestão e usando tecnologia. Logo, pode implementar mudanças e colher os benefícios, melhorando a capacidade de expansão do empreendimento.

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Adote agora a automação de processos e ganhe pontos de eficiência em sua empresa!