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A automação de processos influencia em aspectos diferentes do negócio, como no mapeamento do custo fixo e variável.

Para se beneficiar dessa oportunidade, as organizações devem ajustar suas formas de serviço, bem como suas plataformas tecnológicas para garantir que seus colaboradores e as soluções de automação trabalhem lado a lado.

Em uma indústria automotiva, por exemplo, podem ocorrer alterações nos gastos dependendo da mão de obra e materiais utilizados na fabricação, além dos serviços que mantém tudo funcionando, como a energia elétrica.

Assim, o equilíbrio entre custo fixo e variável é necessário para manter o funcionamento da empresa e a automação tem papel fundamental nesse mapeamento.

Com essa tecnologia, é possível reduzir custos, tempo e desperdício. Além de aumentar a produtividade, diminuir a quantidade de erros e controlar todos os processos da companhia em tempo real.

Esse é um passo importante na gestão, pois torna o negócio mais competitivo e eficaz, gerando valor ao cliente e stakeholders. Continue a leitura e entenda mais sobre automação do custo fixo e variável!

O que são custos fixos?

Os custos fixos são aqueles associados aos serviços ou produtos que precisam ser pagos independentemente do quanto sua empresa vende. Temos como exemplo os principais gastos que uma organização enfrenta:

  • serviços públicos: eletricidade, água e outras utilidades;
  • depreciação: dedução gradual da queda do valor de um ativo; 
  • seguros, taxas e impostos: valores pagos por serviços de segurança e taxas relacionadas a atividade da empresa;  
  • amortização: a alocação do custo de um ativo intangível ao longo de um período; 
  • aluguel: em alguns casos, quando não se é proprietário do imóvel, há custo desse valor mensal pago para utilizar uma propriedade comercial.

Quais são os custos variáveis?

Os custos variáveis podem estar diretamente relacionados ao aumento do volume de vendas ou sua queda. Afinal, se refere a quantidade de mão de obra ou matérias-primas empregadas na fabricação, por exemplo. Veja outros que podem ocorrer:

  • materiais diretos: matérias-primas que entram na fabricação do produto; 
  • comissões e bonificações: parte do salário de um colaborador baseada em desempenho; 
  • suprimentos de produção: elementos necessários para máquinas que ajudam a produzir seu produto ou, dependendo da empresa, os materiais de escritório; 
  • taxas de cartão de crédito: no caso do comércio, as taxas que devem ser pagas para oferecer serviços de cartão de crédito aos clientes.

Benefícios da automação para mapear custo fixo e variável

Com a otimização de custos e processos sendo um caminho mais atraente para a vantagem competitiva, a automação no mapeamento de custo fixo e variável tem diversos benefícios.

O Robotic Process Automation (RPA) pode ajudar as organizações a automatizar tarefas manuais de baixo valor, visando aumentar a produtividade e reduzir erros. Existem outras vantagens que podem ser obtidos ao utilizar essa tecnologia. Confira:

1. Economia de tempo e recursos

A automação no mapeamento de custo fixo e variável reduz o tempo e intervenção manual para tarefas repetitivas de baixo valor. Além disso, os fluxos de trabalho automatizados processam as informações e possibilitam que os recursos se concentrem nos casos complexos desencadeados como exceções. Com isso, é possível focar em iniciativas mais estratégicas.

2. Consistência do processo

A automação também melhora a qualidade e consistência do processo com regras de negócios pré-definidas. Consequentemente, proporciona a conformidade, além de rastrear e eliminar o risco de erros humanos, assim como a má documentação do processo. Como parte do fluxo de RPA, é possível gerar registros detalhados de cada ação tomada e configurar o envio de alerta por e-mail, em caso de anomalias.

3. Fluxos de trabalho inteligentes

Com o treinamento adequado, as soluções RPA que fazem o mapeamento de custo fixo e variável podem tomar decisões dinâmicas. Com efeito, essa tecnologia tem capacidade de aprender e responder anomalias nas informações inseridas. Também podem ser configurada para se adaptar à mudança dos dados, algo muito comum quando se trata de custos variáveis.

4. Padronização da operação

Ao padronizar seus processos, é possível oferecer mais qualidade em seus produtos e seguir todas as regras do negócio. As normas também podem ser automatizadas para que o mapeamento do custo fixo e variável seja realizado conforme as diretrizes dos gestores.

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5. Monitore sempre seus processos

Quando um processo é automatizado, é preciso realizar análises constantes para avaliar os resultados. Por isso, é muito importante gerar relatórios com dados com objetivo de verificar oportunidades de melhoria e economias de custos fixos e variáveis, bem como confirmar pontos fortes. 

6. Prepare seu negócio para o futuro

Um dos benefícios mais significativos da automação no mapeamento do custo fixo e variável é preparar o negócio para o futuro. Iniciar investimentos em uma solução que envolva RPA podem colocar a empresa um passo à frente.

Com isso, poderão surgir oportunidades de aumentar as capacidades dos gestores e colaboradores em áreas criativas e de tomada de decisão.

Mapeamento dos custos variáveis

O mapeamento dos custos variáveis exige a análise completa de toda movimentação de saída da empresa.

Portanto, será necessário categorizar cada tipo de despesa para descobrir quais grupos estão relacionados à receita e ao desempenho da produção.

Os exemplos mais comuns, como já mencionado, ​​são a de mão de obra e as matérias-primas. Se houver aumento muito forte da demanda, será preciso contratar mais colaboradores e adquirir mais insumos para produzir.

Outras categorias são mais complexas para compreender e incluem os investimentos em marketing, a aquisição de novos equipamentos e materiais de escritório, entre outros.

Mapeamento dos custos fixos

Os custos fixos são os mais fáceis de entender e analisar. Eles representam o custo total da empresa independentemente do volume de produção, quantidade de vendas ou número de clientes. Portanto, esteja a companhia em crise ou crescendo no mercado, os custos fixos estão sempre lá.

Ao realizar o planejamento, devem ser consideradas as mesmas despesas fixas dos períodos anteriores. Portanto, o mapeamento é mais simples: ao analisar os fluxos de caixa, é necessário observar quais despesas são sempre fixas, independentemente do desempenho do seu negócio naquele momento.

O papel da automação no mapeamento do custo fixo e variável

O primeiro benefício da automação é que as informações podem ser facilmente registradas, como as notas fiscais de entrada e saída, os extratos bancários são faturados de forma automática e incluídos nas planilhas do software de gestão financeira. Isso reduz o risco de erros de registro.

Outra vantagem é a capacidade de criar rótulos com categorias como “aluguel”, “aquisição de matéria-prima” e “custo do serviço”. Isso facilita ver quais tipos de despesas são fixas ou variáveis.

Finalmente, existem ferramentas inovadoras que entendem os dados, como o RPA, que consegue analisar o fluxo de caixa e interpretar os dados de maneira mais estável e fluida. Para tanto, é elaborado um relatório ao gestor para melhor avaliação e mapeamento dos custos.

O monitoramento eficaz dos custos fixos e variáveis ​​é essencial para o sucesso financeiro da sua empresa. Usar essas informações pode te ajudar a aumentar os lucros, reduzindo custos. Isso fornece mais capital para investimentos que ajudarão seu negócio a crescer ainda mais.

A Biti9 oferece uma solução de automação de processos baseada em RPA para empresas tornarem seus negócios escaláveis e mais eficientes. Sua implementação é rápida e permite que sejam criados robôs para automatizar o mapeamento de custo fixo e variável.

Quer saber mais como automatizar tarefas repetitivas com eficiência? Acesse o site da Biti9.

Adote agora a automação de processos e ganhe pontos de eficiência em sua empresa!