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Hoje, a tecnologia é um fator decisivo para trazer ganhos de eficiência, reduzir custos e aumentar a competitividade das empresas. Aqui na Biti9, ajudamos algumas das principais organizações do Brasil a alcançarem excelentes retornos de investimento em transformação digital, com soluções de automação de processos.

Um dos nossos principais cases de sucesso foi a parceria com a Porto Seguro Seguradora, para lidar com o grande volume de pedidos gerados e lançamentos de notas fiscais nas diversas lojas da empresa. Na ocasião, foi preciso minimizar os trâmites administrativos e tarefas de baixo valor agregado de modo a atingir eficiência de processos desejados pela companhia.

Neste conteúdo, mostramos esse exemplo prático de implementação da automação de processos com Robotic Process Automation (RPA). Entenda como as soluções da Biti9 impactaram a Porto Seguro Seguradora e como podem transformar sua empresa. Continue a leitura!

Quem é a Porto Seguro Seguradora?

A Porto Seguro Seguradora é uma das maiores empresas de serviços de proteção pessoal e patrimonial do Brasil, estando há mais de 75 anos no mercado. Atualmente, a organização conta com lojas espalhadas por todo território nacional, oferecendo serviços de: 

  • consórcio;
  • assistência;
  • cartão de crédito;
  • seguro (vida, automotivo e residencial).

Em números, a terceira maior seguradora do país conta com cerca de 8 milhões de clientes, 13 mil funcionários e 36 mil corretores parceiros. Ao todo, são mais de 101 sucursais e escritórios regionais no Brasil, segundo dados da Oxigênio Aceleradora.

Aliás, o contato entre Biti9 e Porto Seguro Seguradora teve início a partir do networking com a Oxigênio Aceleradora. Essa empresa é um dos braços mais importantes da Porto Seguro, sendo responsável pela gestão do programa de equity para desenvolvimento de startups e projetos com grande potencial de crescimento.

Quais desafios eram os desafios da Porto Seguro Seguradora?

Por ter centenas de postos de atendimento automotivo espalhados pelo Brasil, a Porto Seguro precisa fazer a manutenção e abastecimento de suas lojas, sem impactar a cadeia de suprimentos, a rotina de prestação de serviço e o alto nível de qualidade dos trabalhos oferecidos aos consumidores.

Os diversos estabelecimentos da empresa geram naturalmente um grande volume de informações e tarefas administrativas. Nesse cenário, o papel da Biti9 era solucionar o desafio de processar cerca de 3 mil pedidos e notas fiscais, que deslocavam esforço da organização para tarefas repetitivas.

Na estratégia de ampliação contínua da capilaridade, com a abertura de estabelecimentos, a administração desse backoffice e visibilidade dos processos se tornaram complexos. Além disso, no dia a dia, a sobrecarga de trabalho exigiu a contratação de colaboradores para executar uma série de trâmites administrativos e de baixo valor agregado.

Você provavelmente já vivenciou algum dos problemas gerados por esse gargalo nos processos administrativos e financeiros:

  • períodos longos para respostas nos serviços;
  • incidência de erros e necessidade de retrabalhos;
  • falta de visibilidade dos processos e da escala das operações;
  • custos elevados de mão de obra empregada em tarefas repetitivas.

A questão-chave para a Porto Seguro Seguradora era encontrar um fornecedor que realizasse a automação de processos, gerando rápido retorno do investimento (ROI). Isto é, o custo necessário no implemento da solução deve ser menor que o valor agregado, especialmente com cortes de despesas, erros e retrabalhos

Qual foi a solução de inovação adotada?

As características do problema possibilitaram a rápida implementação da automação de processos. Isso porque, o Robotic Process Automation (RPA) é a solução ideal para o cenário apresentado. Logo, os resultados esperados foram alcançados em pouco tempo.

Com o RPA, usamos a programação para executar tarefas repetitivas em larga escala, com softwares robôs que assumem as rotinas administrativas. No caso da Porto Seguro, não houve maiores desafios, devido aos processos claros e bem definidos da empresa, que conta com alta maturidade na área.

Além disso, embora seja possível adaptar o RPA para qualquer procedimento empresarial, o processamento de pedidos e notas fiscais estão entre as atividades financeiras em que mais são realizadas automações recorrentemente. Por isso, a organização obteve de forma rápida o retorno com a solução em funcionamento.

Qual foi o impacto do RPA?

Antes da adoção do RPA, a empresa tinha dificuldades em lidar com o volume de 3 mil notas a serem processadas diariamente pelos colaboradores. Mesmo com métodos de gestão maduros, era difícil enfrentar a quantidade de tarefas repetitivas e realizar o trabalho manualmente, o que criou o gargalo nos processos.

Somente na realização dessa função, a Porto Seguro empregava 40 horas de trabalho diário, que estavam a cargo de 5 colaboradores da empresa. Ademais, o Service Level Agreement (SLA) estabelecia um período de 20 dias como tempo necessário para concluir os lançamentos dos pedidos e notas fiscais pela organização.

Após a implantação do RPA, a solução de automação assumiu o trabalho realizado pelos 5 colaboradores. Tornou-se necessário apenas a indicação de um profissional responsável pela supervisão da execução da automação, criando uma dupla camada de segurança para garantir a eliminação de erros no processo.

Já a carga horária necessária para concluir os lançamentos caiu para 4 horas diárias, ou seja, o processo ganhou 10 vezes mais agilidade. Com isso, o SLA foi revisado, e a previsão para conclusão dos lançamentos passou a ser de 1 único dia. Aliás, o processamento em meio expediente oferece margem à organização, assegurando a capacidade produtiva caso ocorra um aumento na demanda.

Confira os benefícios obtidos pela Porto Seguro Seguradora e que podem ser replicados nos processos da sua empresa:

  • eliminação de erros e retrabalhos;
  • escalabilidade dos procedimentos;
  • redução dos custos de mão de obra;
  • corte de despesas com horas extras;
  • aumento da capacidade produtiva máxima;
  • visibilidade e maior agilidade nos processos.

Vale ressaltar que o RPA é um software que pode ser adaptado para diferentes departamentos e tipos de negócios. Além disso, organizações de todos os portes podem contar com a solução, especialmente com o uso da cloud computing — que reduz os custos de implantação dos sistemas nas empresas.

Por que adotar a automação de processos na sua empresa?

O retorno do investimento em automação de processos é praticamente imediato. Com as mudanças, o trabalho foi otimizado, demandando menos recursos alocados em funções de baixo valor agregado. Além disso, o case da Porto Seguro Seguradora mostra benefícios em diversos indicadores, como prazos mais curtos para concluir as tarefas, aumento da produtividade e eliminação de erros.

Os desafios enfrentados pela Porto Seguro Segurado são comuns em diversas empresas, especialmente com o crescimento das operações. Na Biti9, identificamos quais são as particularidades da sua organização e encontramos a solução de automação de processos ideal para resolver os problemas levantados.

O RPA é uma das soluções disponíveis, mas também é possível investir em outras tecnologias conforme o desafio enfrentado. Inteligência artificial, machine learning e sistemas de gestão são algumas das inovações disponibilizadas de modo que as empresas automatizem tarefas simples e complexas em suas atividades.

Sendo assim, você também pode se livrar de dificuldades crônicas, como tarefas repetitivas, falta de visibilidade dos processos, erros nas atividades e tempo desperdiçado em ações de baixo valor agregado. Com as soluções de tecnologia e negócios da Biti9, a organização terá mais tempo para focar nas suas atividades principais e crescimento do negócio.

Para implementar a automação de processos na sua empresa, converse com os nossos especialistas e encontre a solução de inovação mais adequada às suas necessidades!