O termo automação de processos não deve ser completamente desconhecido por você. Afinal, cada vez mais as pessoas falam disso em todos os setores do mercado. Mas talvez você imagine que esse ainda seja um conceito distante da realidade da sua empresa, difícil demais para ser implementado ou mais caro do que seu orçamento poderia suportar. Mas não se preocupe existem formas e estratégias de implementar esta tecnologia de maneira segura e duradoura. Basta pensar GRANDE e começar pequeno, automatizando tarefas do seu dia a dia.

Neste texto, queremos mostrar claramente o que é a automação e como ela se insere no contexto de um negócio. Você vai descobrir que esse tipo de tecnologia tem se tornado praticamente obrigatória para a gestão de quem deseja otimizar a produção e reduzir os custos.

Continue a leitura e descubra quais tarefas você pode automatizar e como implementar esse sistema na prática!

O que é automação de tarefas e por que ela é necessária?

A ideia da automação de tarefas se concentra em conseguir realizar práticas industriais ou corporativas de forma automática por meio de uma tecnologia inteligente. Sabe aquelas tarefas repetitivas que precisam ser feitas com padronização e ocupam muito tempo da sua equipe? Elas são os grandes alvos da automação.

Um sistema dedicado a esse tipo de trabalho consegue ser ensinado e decorar esses padrões. Assim, torna-se encarregado pela atividade, deixando os profissionais da empresa livres para atender outras demandas.

A automação de tarefas é uma consequência positiva da transformação digital. Afinal, sem programas e máquinas que usem inteligência artificial, seria impossível criar uma tecnologia assim. Ela chegou em boa hora, já que o mercado está cada vez mais competitivo, exigindo que os negócios se tornem mais ágeis em seus processos.

Realizar tarefas de forma automática não apenas garante mais rapidez e economia de mão de obra, mas também permite uma redução drástica dos erros e retrabalhos que são comuns na rotina de uma empresa. Trata-se de uma otimização completa das atividades.

Quais tarefas podem ser automatizadas na empresa?

Muitas pessoas são levadas a pensar apenas na automação a nível industrial, em que maquinários enormes dão conta de coletar e separar itens, embalar produtos e até fazer processos completos na fabricação de um item ou alimento.

No entanto, é fundamental ampliar a visão e enxergar a automação de tarefas no dia a dia de um negócio corporativo. Existem diversos processos que podem ser submetidos a um sistema automático. Podemos citar:

  • coleta e organização de dados, com geração de métricas;
  • atividades de comunicação, como cobranças, envios de informativos e de documentos;
  • atendimento de clientes por meio de bots;
  • tarefas do setor financeiro, como gerenciamento de pagamentos e recibos;
  • atividades do RH, como seleção de profissionais, controle de férias e de ponto;
  • ações de marketing digital.

Como colocar a automação de tarefas em prática?

Como você viu, diversas tarefas podem ser submetidas à automação. Para que a mudança seja viável, basta considerar se as ações são padronizadas, se são realizadas em grande volume e se são ensináveis a um sistema — hoje em dia, quase todas são.

Quer saber como isso pode ser implementado na prática? Veja a seguir alguns passos que sua gestão precisa dar para apostar na automação de tarefas.

Entender o fluxo de processos da empresa

Em um primeiro momento, é preciso realizar o que chamamos de mapeamento de tarefas. Você precisará entender quais são os processos que fazem parte da rotina de um departamento específico ou da empresa como um todo. Em seguida, vai traçar o caminho que cada um desses processos faz — ou deveria fazer — até seu objetivo final ser cumprido com eficiência. Para isto, conheça o processo, entenda o procedimento e execute a tarefa.

Durante o mapeamento das etapas, você vai descobrir quais tarefas são as mais repetitivas e exaustivas para a sua equipe. Você vai notar que muitas delas deveriam ser simples, mas estão sendo realizadas por um caminho longo demais e gastando tempo e recursos valiosos para o seu negócio.

Analisar o uso de capital humano pelas tarefas

O segundo passo é analisar, dentre os processos da sua organização, quais deles usam grande quantidade de mão de obra profissional. O capital humano é, atualmente, um dos bens mais caros no orçamento empresarial, por isso, ele não deve ser desperdiçado.

Imagine quantos bons profissionais você tem em sua equipe que podem estar desperdiçando o potencial com tarefas burocráticas e repetitivas. Quando elas são automatizadas, esses colaboradores ganham mais liberdade para inovar, criar estratégias e trabalhar em alta performance.

Assim, processos que dependem de mais profissionais, que levam mais tempo ou que têm altos índices de erros são os mais favoráveis à automação.

Encontrar uma tecnologia de automação

O sistema responsável pela automação, com certeza, é um ponto essencial desse percurso. Afinal, a eficiência dele vai garantir o sucesso da sua iniciativa. Uma tecnologia Robotic Process Automation (RPA) é a peça que você procura para tornar a automação de tarefas possível.

Na hora de buscar um software RPA, considere aqueles que são personalizáveis de acordo com as necessidades do seu negócio. Também é importante buscar uma interface de fácil manuseio para o gerenciamento de informações pela sua equipe.

Criar um plano de implementação

A próxima etapa é o plano de implementação. Como você deve imaginar, transformar a rotina do seu negócio não é algo que acontece do dia para a noite. Por mais que a implementação de um sistema RPA possa ser rápida, é essencial contar com um período de adaptação.

Nele, você poderá fazer testes para otimizar o trabalho, instruir seus profissionais quanto ao uso do sistema e analisar se as ferramentas oferecidas estão tendo impacto positivo.

É importante lembrar que a dinâmica de trabalho dos colaboradores acaba mudando. Se antes eles se dedicavam a atividades repetitivas de rotina, agora eles precisam ser capacitados para monitorar as ações do sistema. Além disso, eles se reinventam e se tornam mais analíticos e estratégicos na atuação.

Esperamos que este conteúdo ajude você a perceber o potencial da automação de tarefas. Implementar esse tipo de sistema é essencial para acompanhar a transformação digital nas empresas. Não se esqueça de buscar um software RPA de qualidade e personalizável. Além disso, não deixe de mensurar e acompanhar os resultados gerados por ele para buscar uma otimização constante.

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