A automação de processos foi iniciada no começo do século 20, quando Henry Ford criou a linha de produção em massa do Modelo T. Se pararmos para pensar, toda a história da indústria, na verdade, envolve esse tipo de automação, evoluindo na mesma direção e velocidade da tecnologia em si.

A automação de processos de negócio com RPA (Robotic Process Automation) é uma das grandes estrelas do momento na transformação digital. Trata-se de um robô virtual que usa inteligência artificial e machine learning para automatizar tarefas repetitivas.

Com isso, é capaz de executar diversas atividades sem a necessidade de intervenção humana. Pode ser usado, por exemplo, para automatizar o processo de cobrança dos clientes ou gerenciar o banco de talentos do RH, sem erros e com uma capacidade de processamento muito maior que a dos humanos.

Neste artigo, vamos listar 5 benefícios que a automação de processos de negócio com RPA pode proporcionar. Acompanhe!

1. Traz ganhos de agilidade

O uso do RPA traz ganhos de escala, uma vez que é possível fazer muito mais em menos tempo e com menos recursos. Com isso, o ciclo de atendimento diminui, o que traz mais agilidade.

Isso vale não apenas para o cliente final, mas também para os clientes internos da empresa. Vamos olhar para o RH, por exemplo. Quando um colaborador novo é contratado, é preciso cuidar de uma série de questões, como:

  • criar uma conta de e-mail para ele;
  • adicionar esse e-mail a grupos e listas;
  • solicitar crachás e acessos;
  • configurar uma conta nos sistemas da empresa;
  • atualizar listas internas;
  • enviar informações, materiais e códigos de acesso ao novo colaborador.

O RPA pode ser programado para fazer essas solicitações toda vez que um colaborador é contratado, reduzindo o trabalho da área e permitindo que o profissional recém-chegado tenha os acessos e permissões necessários para começar a trabalhar em menos tempo, o que também traz ganhos para a empresa.

2. Permite um monitoramento mais preciso

Além de automatizar as tarefas, o RPA também pode monitorar as atividades já automatizadas. É como se ele fosse seu próprio supervisor. Não é genial?

Imagine que a empresa recebeu um pedido e, depois, um pagamento. Essas tarefas podem ser monitoradas, ajudando a identificar se o processo está ocorrendo de forma eficiente ou se há falhas, gargalos ou pontos de melhoria. Isso abre espaço para um processo de crescimento contínuo, elevando o nível de qualidade do serviço e melhorando a imagem da empresa no mercado.

3. Facilita a integração das informações

O RPA é capaz de integrar as diversas áreas da empresa: compras, vendas, marketing, finanças, RH, estoque, logística e o que mais você quiser.

Vamos imaginar que o estoque de determinado produto está alto. Essa informação fica disponível para as áreas de marketing — que pode pensar em uma campanha para aumentar as vendas desse item — e de vendas, que pode focar seus esforços no produto. Da mesma forma, o departamento de compras tem como saber que ele não deve adquirir novas unidades daquele produto até que o estoque diminua.

Outras áreas da empresa também podem se beneficiar dessa integração, como é o caso da área financeira, que consegue ter acesso em tempo real a todas as movimentações econômicas da empresa. Isso tem um benefício duplo: assegura que os dados cheguem corretos e completos e livra as demais áreas de terem que fazer esse controle.

4. Diminui riscos

Errar é humano. Quem nunca usou essa frase, não é? E é isso mesmo: é humano! Os softwares não erram. Já viu o Excel errar um cálculo? Podem existir bugs no programa ou um erro de fórmula, mas, mais uma vez, são erros de quem fez a programação ou criou essas fórmulas, mas não do programa em si.

Isso significa, por exemplo, que, se você determinou que será disparado um e-mail de cobrança para quem estiver com o pagamento atrasado há três dias, é isso que o software vai fazer, sem deixar ninguém de fora. Isso diminui não apenas a quantidade de erros, mas também os riscos para a sua empresa.

Pense, por exemplo, que o RPA pode verificar todo o seu estoque e emitir ordens de compra quando determinada matéria-prima ou mercadoria chegar a um nível crítico. Isso vai impedir que sua linha de produção fique paralisada porque alguém não viu que estava na hora de fazer aquela compra.

Isso vale também para questões legais, como o pagamento de impostos, uma área em que atrasos e esquecimentos podem levar a multas e penalidades.

Além disso, as tarefas automatizadas seguem procedimentos definidos, o que proporciona uma maior aderência aos padrões exigidos por normas nacionais e internacionais. Dessa forma, garante-se que as regras definidas serão aplicadas e, mesmo em situações de exceção, é possível rastrear o que foi feito e ter controle total.

5. Melhora a experiência do cliente

A implementação do RPA libera sua equipe de trabalhos operacionais e permite alocar seus melhores recursos em questões mais estratégicas e na linha de frente do negócio. Como consequência, os colaboradores têm tempo para pensar em formas de proporcionar uma experiência melhor ao cliente.

Além disso, a própria automação do processo pode trazer uma experiência melhor para o consumidor. Imagine, por exemplo, que, ao automatizar parte das tarefas de uma central de atendimento, você consiga reduzir o tempo médio que um cliente espera para ser atendido, ou que, automatizando o controle de estoque, seja possível reduzir o tempo de entrega dos produtos que os clientes compram no seu e-commerce.

Tudo isso é ganho direto para o cliente, o que melhora a imagem e a reputação da sua marca e gera um diferencial competitivo.

Por fim, vale destacar que uma das vantagens do RPA é que sua implementação é simples e rápida. Contudo, o tempo da implementação pode variar dependendo de alguns fatores, como a qualidade e o detalhamento do planejamento, o tipo de licença e o nível de conhecimento da empresa contratada para esse serviço. Dito isso, tendo um roteiro claro e detalhado, é possível fazer tudo em menos de dois meses.

Esse é um ganho em relação ao BPM (Business Process Management), cuja implementação requer um tempo maior, tem custos mais altos e demanda um conhecimento técnico de softwares e de assuntos específicos, como bancos de dados. Isso porque, diferentemente do RPA, o BPM não é só uma ferramenta, mas um conjunto de sistemas, um conceito muito mais amplo e complexo.

Neste post, vimos os benefícios que as empresas podem ter com a automação de processos de negócio com RPA. É importante destacar que esses benefícios englobam diversos aspectos, desde ganhos de eficiência e produtividade até a redução de erros e riscos, trazendo uma melhora tangível para o cliente.

E então, ficou interessado no assunto? Que tal aprofundar seu conhecimento e entender como funciona a integração entre a Inteligência Artificial e o RPA?

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